Was du für einen Branchenkongress brauchst

Für einen Branchenkongress musst du Möbel, Präsentationstechnik, Registrierung und Verpflegung gleichzeitig vorbereiten. Plane Sitzplätze für alle angemeldeten Teilnehmenden und zusätzliche Stehtische für Pausen ein. Bei der Technik werden HDMI-Kabel, passende Adapter und Ersatzlösungen oft erst kurz vor Beginn vermisst. Diese Einkaufsliste deckt die Ausstattung vom Einlass bis zum Catering ab, einschließlich Kaffeestation, Wasser, Buffet und Referentenbereich.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
Hohe StehtischeAnz. 10
BühnenelementeAnz. 4
Rednertisch
RegistrierungstischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 150
TellerAnz. 130
BestecksetsAnz. 130
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
ReduzieradapterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
BuffetbehälterAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3

Dekoration

NamenskartenständerAnz. 120
TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
WegweiserAnz. 10
BadgehalterAnz. 120

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Teebeutel - 250 Stück
- Heiße Schokolade - 3 Liter
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Kaffeesahne - 6 Packungen
- Kristallzucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 300 Stück
- Teeservietten - 300 Stück
- Stilles Mineralwasser - 12 Trays
- Sprudelndes Mineralwasser - 10 Trays
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Tonic - 3 Flaschen
- Ingwerbier - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Alkoholfreies Bier - 4 Trays
- Pilsener - 8 Trays
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 10 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Miniquiches - 250 Stück
- Wraps mit Gemüse - 180 Stück
- Wraps mit Huhn - 180 Stück
- Gefüllte Blätterteiggebäcke - 250 Stück
- Oliven - 3 Kilo
- Gemischte Nüsse - 3 kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Salzstangen - 8 Tüten
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 80 Stück
- Gemischte Brötchen - 240 Stück
- Vollkornbrötchen - 80 Stück
- Kräuterfrischkäse - 5 Kilo
- Junger Käse - 6 Kilo
- Hinterhammen - 5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 5 Kilo
- Hummus - 5 Kilo
- Gegrilltes Gemüse - 4 kilo
- Kroketten - 120 Stück
- Gemüsekroketten - 40 Stück
- Gemischte Salate - 12 Kilo
- Nudelsalat - 10 Kilo
- Kartoffelsalat - 8 kilo
- Brot - 12 Brote
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Senf - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Vegane Aufstriche - 4 Kilo
- Glutenfreie Brötchen - 30 Stück
- Vegane Häppchen - 80 Stück
- Glutenfreie Häppchen - 50 Stück
- Zitronen - 30 Stück
- Frische Minze - 10 Bündel
- Pfefferminzbonbons - 300 Stück
- Papierservietten - 1000 Stück
- Kaffeefilter - 150 Stück
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Flüssige Handseife - 6 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Reinigungsspray - 4 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Müllsäcke - 100 Stück

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Kongressstuhl und halte zusätzlich einige Ersatzstühle bereit. Für Pausen sind Stehtische sinnvoll; rechne mit etwa einem Tisch pro 8 bis 10 Personen.
Kalkuliere für den Empfang mindestens ein Registrierungstisch-Team pro 75 bis 100 Teilnehmende. Lege Namensschilder, Teilnehmerliste und Stifte spätestens am Vorabend an der Registrierung bereit.
Packe für jeden Präsentationsplatz ein HDMI-Kabel und mindestens einen passenden Reduzieradapter ein. Teste Beamer, Leinwand, Laptop und Präsentationsklicker nicht erst am Veranstaltungstag, sondern 24 Stunden vorher.
Rechne bei einer Kaffeepause mit mindestens einer Kaffeetasse und einem Wasserglas pro Person, plus etwa 10 Prozent Reserve. Für mehrere Pausen brauchst du zusätzliche Thermoskannen oder Kaffeemaschinen, damit sich keine lange Schlange bildet.
Stelle für Funkmikrofone mindestens zwei Ersatzbatteriesätze bereit und plane Verlängerungskabel für jede Technikzone ein. Powerbanks, Lautsprecher und Mikrofonständer gehören in die Technikbox, bevor der Aufbau beginnt.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Branchenkongress?: Du brauchst Sitz- und Stehmöbel, Registrierungstische, Namensschilder, Präsentationstechnik, Mikrofone, Lautsprecher, Geschirr und Cateringausstattung. Plane die Mengen anhand der Anmeldezahlen und rechne bei Geschirr und Sitzplätzen mindestens 10 Prozent Reserve ein.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Branchenkongress?: Plane pro Person mindestens eine Kaffeetasse, ein Wasserglas, einen Teller und ein Besteckset. Für Pausen und Buffet solltest du zusätzlich rund 10 Prozent Reserve einplanen; Weingläser brauchst du nur, wenn Wein ausgeschenkt wird.
Welche Technik braucht ein Branchenkongress?: Für Vorträge gehören Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Reduzieradapter und Präsentationsklicker auf die Liste. Für den Ton brauchst du Funkmikrofone, Mikrofonständer und Lautsprecher; teste alles spätestens 24 Stunden vor dem Einlass.
Wann sollte ich die Kongress-Einkaufsliste fertig machen?: Schließe die Mengenplanung mindestens 7 Tage vor dem Branchenkongress ab. Die Technik, Präsentationen, Namensschilder und Cateringmengen sollten spätestens 24 Stunden vor Beginn geprüft und bereitgestellt sein.

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