Qué comprar para un congreso sectorial

Organizar un congreso sectorial exige comprar y llevar mucho más que café y sillas. Necesitarás preparar el registro de asistentes, la zona de ponentes, las presentaciones y el servicio de comidas y bebidas. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo técnico, la vajilla y los elementos de cocina que se utilizan durante el montaje. Comprueba las cantidades según el número de inscritos y deja cerradas las compras al menos 48 horas antes del congreso.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mesas altas tipo cóctelcant. 10
Piezas de escenariocant. 4
Mesa de oradores
Mesas de registrocant. 2
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 150
Platoscant. 130
Cubiertoscant. 130
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores de enchufecant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de bufécant. 12
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 3

Decoración

Soportes para tarjetas de nombrecant. 120
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles de señalizacióncant. 10
Portabadgescant. 120

Iluminación

Focos LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Chocolate caliente - 3 liter
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Crema para café - 6 paquetes
- Azúcar granulado - 3 kilos
- Edulcorantes - 300 unidades
- Servilletas de té - 300 unidades
- Agua mineral sin gas - 12 bandejas
- Agua mineral con gas - 10 bandejas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 3 botellas
- Ginger beer - 3 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza sin alcohol - 4 bandejas
- Pilsener - 8 bandejas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 10 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Miniquiches - 250 unidades
- Wraps de verduras - 180 piezas
- Wraps de pollo - 180 piezas
- Hojaldres rellenos - 250 unidades
- Aceitunas - 3 kilos
- Frutos secos mixtos - 3 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Picos salados - 8 bolsas
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Bocadillos mixtos - 240 unidades
- Panecillos integrales - 80 unidades
- Queso crema con hierbas - 5 kilo
- Queso joven - 6 kilos
- Jamón de pierna - 5 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 5 kilo
- Hummus - 5 kilos
- Verduras a la parrilla - 4 kilos
- Croquetas - 120 unidades
- Croquetas de verduras - 40 unidades
- Ensaladas mixtas - 12 kilos
- Ensalada de pasta - 10 kilo
- Ensalada de patata - 8 kilo
- Pan - 12 panes
- Mantequilla - 2 kilos
- Mayonesa - 3 botellas
- Mostaza - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Cobertura vegana - 4 kilos
- Panecillos sin gluten - 30 unidades
- Bocaditos veganos - 80 unidades
- Aperitivos sin gluten - 50 unidades
- Limones - 30 unidades
- Menta fresca - 10 manojos
- Menta - 300 unidades
- Servilletas de papel - 1000 unidades
- Filtros de café - 150 unidades
- Agitadores - 500 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón líquido de manos - 6 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Spray de limpieza - 4 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Bolsas de basura - 100 unidades

Consejos

Calcula las sillas para el aforo confirmado y añade un margen del 5 al 10 %: en un congreso de 100 personas, prepara entre 105 y 110 sillas.
Prepara una acreditación y una tarjeta con nombre por participante confirmado, más un 10 % adicional. Para 100 asistentes, imprime unas 110 unidades y lleva etiquetas en blanco para cambios de última hora.
Reserva un proyector, una pantalla, un portátil, un clic de presentación y cables HDMI compatibles. Lleva al menos 2 adaptadores de enchufe, 2 regletas y 2 cables alargadores de repuesto.
Para la pausa de café, calcula 2 tazas por persona si hay una pausa y añade vasos para agua durante toda la jornada. Las máquinas de café, las teteras y los termos deben probarse antes de que llegue el primer ponente.
Confirma el menaje y la refrigeración según el servicio previsto: platos, cubiertos, bandejas, copas de vino y vasos de agua. Si el catering llega con antelación, reserva neveras portátiles y bandejas de bufé con al menos 24 horas de margen.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de 100 personas?: Prepara una silla por asistente confirmado y añade un margen del 5 al 10 %. Para 100 personas, lo práctico es disponer de entre 105 y 110 sillas, especialmente si puede haber inscripciones el mismo día.
¿Cuánto equipo técnico hace falta para un congreso?: Como base necesitas 1 proyector, 1 pantalla, 1 portátil y 1 clic de presentación. Lleva al menos 2 cables HDMI, 2 adaptadores de enchufe, 2 regletas y 2 cables alargadores para cubrir incompatibilidades y fallos.
¿Cuándo debo comprar el material del congreso?: Cierra la compra de mobiliario, equipo y menaje al menos 48 horas antes. El día anterior comprueba las reservas, recoge los materiales y prueba las presentaciones, los micrófonos y la iluminación.
¿Cuántas acreditaciones y tarjetas con nombre debo imprimir?: Imprime una por participante confirmado y añade un 10 % de reserva. Para 100 inscritos, prepara unas 110 acreditaciones y tarjetas, además de etiquetas en blanco para correcciones o asistentes registrados tarde.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.