Que faut-il prévoir pour un congrès professionnel ?
Pour un congrès professionnel, les achats ne se limitent pas au café et aux bouteilles d’eau. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, l’installation de la salle, les présentations et le service traiteur. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel audiovisuel et les équipements de cuisine à acheter ou à récupérer. Prévoyez les quantités à partir du nombre d’inscrits, avec une marge pour les intervenants et les imprévus.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises de conférenceqté 120
- Tables pliantesqté 12
- Tables hautesqté 10
- Éléments de podiumqté 4
- Table de prise de parole
- Tables d’inscriptionqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 150
- Verres à vinqté 150
- Assiettesqté 130
- Couvertsqté 130
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs de conversionqté 4
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Cliqueur de présentationqté 2
- Batteries externesqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 4
- Bacs à buffetqté 12
- Louchesqté 12
- Planches à découperqté 3
Décoration
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 120
- Chemins de tableqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux de signalisationqté 10
- Porte-badgesqté 120
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 10
Catering
- Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 250 pièces
- Chocolat chaud - 3 liter
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème à café - 6 sachets
- Sucre cristallisé - 3 kilos
- Édulcorants - 300 pièces
- Serviettes à thé - 300 pièces
- Eau minérale plate - 12 packs
- Eau minérale pétillante - 10 plateaux
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 3 bouteilles
- Ginger beer - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 4 plateaux
- Pilsener - 8 plateaux
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 10 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini-quiches - 250 pièces
- Wraps aux légumes - 180 pièces
- Wraps au poulet - 180 pièces
- Feuilletés garnis - 250 pièces
- Olives - 3 kilos
- Noix mélangées - 3 kilo
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Bâtonnets salés - 8 sacs
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Sandwichs assortis - 240 pièces
- Petits pains complets - 80 pièces
- Fromage frais aux herbes - 5 kilos
- Fromage jeune - 6 kilo
- Jambon arrière - 5 kilos
- Blanc de poulet fumé - 5 kilos
- Houmous - 5 kilo
- Légumes grillés - 4 kilos
- Croquettes - 120 pièces
- Croquettes de légumes - 40 pièces
- Salades mixtes - 12 kilos
- Salade de pâtes - 10 kilos
- Salade de pommes de terre - 8 kilos
- Pain - 12 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Garniture végétalienne - 4 kilos
- Petits pains sans gluten - 30 pièces
- Bouchées végétaliennes - 80 pièces
- Amuse-bouches sans gluten - 50 pièces
- Citrons - 30 pièces
- Menthe fraîche - 10 bottes
- Mints - 300 pièces
- Serviettes en papier - 1000 pièces
- Filtres à café - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Spray nettoyant - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Sacs poubelle - 100 pièces
Conseils
- Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les intervenants, les accompagnants et les changements de dernière minute.
- Pour l’accueil, comptez au moins une table d’inscription pour 50 à 75 participants. Préparez aussi les badges et la liste des participants au plus tard la veille.
- Pour chaque présentation, vérifiez qu’un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un câble HDMI et l’adaptateur correspondant sont disponibles. Ajoutez un câble de secours et un cliqueur.
- Comptez environ deux tasses par personne pour une demi-journée avec pause café, et prévoyez au moins un verre à eau par participant. Les verres à vin et les assiettes dépendent du service prévu.
- Testez les microphones, les haut-parleurs et les branchements le jour précédent, puis refaites un contrôle 60 minutes avant l’arrivée du public. Gardez des batteries externes, des multiprises et des rallonges accessibles.
Questions fréquentes
- Combien de chaises faut-il pour un congrès professionnel ?
- Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez une marge de 5 à 10 %. Pour 200 inscrits, cela représente environ 210 à 220 chaises, sans compter un éventuel espace réservé aux intervenants.
- Quelle quantité de café prévoir pour un congrès ?
- Pour une demi-journée, comptez environ 2 tasses par personne, soit 400 tasses pour 200 participants. Ajoutez 10 % si plusieurs pauses sont prévues ou si le café reste disponible en continu.
- Quand acheter ou réserver le matériel audiovisuel ?
- Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 2 à 3 semaines avant le congrès. Faites un test complet la veille, avec les présentations finales et tous les adaptateurs nécessaires.
- Combien de tables faut-il prévoir à l’accueil ?
- Prévoyez une table d’inscription pour 50 à 75 participants. Pour 200 personnes, installez donc 3 à 4 tables afin d’éviter une file unique, avec les badges triés avant l’ouverture des portes.
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