Wat heb je nodig voor een voorlichtingsavond Zorg & Welzijn?

Een voorlichtingsavond Zorg & Welzijn vraagt om meer dan koffie en een presentatie. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, duidelijke bewegwijzering, presentatietechniek en een verzorgde pauze. Denk vooraf ook aan aansluitingen, reservekabels en genoeg servies voor bezoekers, sprekers en organisatoren. Gebruik deze boodschappenlijst naast je aanmeldingen en controleer uiterlijk één dag vooraf of alles aanwezig en getest is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Spreektafel

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Speakersaantal 2
Presentatieklikker
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Theelepelsaantal 70

Keuken

Koffiekanaantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 2
Openersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 4
Routebordjesaantal 6
Bloemstukkenaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 2
Kabelhaspelsaantal 2

Catering

Voorlichtingsfoldersaantal 70
Programmafoldersaantal 70
Naambadgesaantal 70
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 30
Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee assortiment - 4 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroensap - 2 flessen
- Plat water - 8 flessen
- Bruisend water - 8 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Jus d'orange - 3 pakken
- IJsblokjes - 4 zakken
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Theelepels - 100 stuks
- Koffiemelk - 2 kuipjes
- Koekjes - 6 pakken
- Volkoren biscuits - 4 pakken
- Mini sandwiches kaas - 40 stuks
- Mini sandwiches kipfilet - 40 stuks
- Mini sandwiches hummus - 30 stuks
- Mini sandwiches eiersalade - 30 stuks
- Komkommer - 4 stuks
- Cherrytomaten - 4 bakjes
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Paprikachips - 3 zakken
- Naturelchips - 3 zakken
- Zoutjes - 4 zakken
- Servetten - 250 stuks
- Keukenpapier - 4 rollen
- Toiletpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 3 pakken
- Handzeep - 3 flacons
- Handdoekrollen - 4 rollen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik

Tips

Tel stoelen, kopjes en glazen op basis van het aantal bevestigde deelnemers en voeg minimaal 10% reserve toe. Zo vang je extra aanmeldingen en gebroken servies op.
Leg laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, presentatieklikker en microfoon uiterlijk de dag ervoor bij elkaar. Test de presentatie met dezelfde kabels en aansluitingen als op de avond zelf.
Zet voor de ontvangsttafel naamkaartjeshouders, badges en een deelnemerslijst klaar. Leg routebordjes op minstens drie zichtbare plekken: bij de ingang, op kruispunten en bij de zaal.
Plan per koffiemoment minstens één koffiekan of thermoskan per 15 tot 20 personen en houd een waterkoker achter de hand. Controleer ook of er genoeg theelepels, borden en vorken zijn voor de catering.
Maak kabels langs looproutes direct veilig met kabelhaspels, verlengsnoeren en stekkerdozen. Neem minimaal één extra HDMI-kabel en één reserveverlengsnoer mee; die ontbreken vaak tot de techniek al is opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een voorlichtingsavond?: Neem voor iedere aangemelde bezoeker, spreker en organisator één stoel. Bestel of zet daar 10% reserve bovenop; bij 50 aanwezigen kom je dus uit op ongeveer 55 stoelen.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een voorlichtingsavond?: Reken op 2 koppen per persoon bij een avond met één pauzemoment. Voor 50 bezoekers heb je dus ongeveer 100 koppen nodig, plus koffie, thee, melk, suiker en water.
Welke presentatietechniek heb ik nodig voor deze avond?: Zorg minimaal voor een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en presentatieklikker. Bij meer dan ongeveer 30 aanwezigen of een grote ruimte is ook een draadloze microfoon met speakers verstandig; test alles uiterlijk één dag vooraf.
Wanneer moet ik de boodschappen voor de voorlichtingsavond doen?: Haal houdbare spullen, servies en techniek uiterlijk 2 dagen vooraf in huis. Koop gekoelde catering en zet dranken op de dag zelf koud, zodat je dieetwensen en het actuele aantal deelnemers nog kunt verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.