La liste de courses pour une soirée d’information Soins & Bien-être

Pour cette soirée, les achats ne se limitent pas au café et aux boissons. Il faut aussi prévoir ce qui facilite l’accueil, les présentations et les échanges avec les intervenants. La liste du plan regroupe la vaisselle, le matériel audiovisuel, les éléments de signalétique et les accessoires de service. Vérifiez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les visiteurs de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d’accueil
Table de prise de parole

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentation
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillères à caféqté 70

Cuisine

Cafetièreqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Ciseauxqté 2
Ouvre-bouteillesqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Porte-nomsqté 4
Panneaux d’orientationqté 6
Compositions floralesqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2

Catering

Dépliants d’informationqté 70
Brochures du programmeqté 70
Badges nominatifsqté 70
Marqueursqté 12
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 30
Courses
- Café - 3 paquets
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 packs
- Glaçons - 4 sacs
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Cuillères à thé - 100 pièces
- Crème pour café - 2 pots
- Biscuits - 6 paquets
- Biscuits complets - 4 paquets
- Mini sandwiches au fromage - 40 pièces
- Mini sandwiches au blanc de poulet - 40 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 30 pièces
- Mini-sandwichs à la salade d’œufs - 30 pièces
- Concombre - 4 pièces
- Tomates cerises - 4 barquettes
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Serviettes - 250 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 3 paquets
- Savon pour les mains - 3 flacons
- Rouleaux d’essuie-tout - 4 rouleaux

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelle

Conseils

Prévoyez environ deux gobelets ou verres par participant si la soirée dure plusieurs heures : un pour l’accueil et un second pour les boissons pendant les échanges.
Pour le café et le thé, comptez une tasse par personne au minimum, puis ajoutez 10 % de marge. Les cuillères à café et les assiettes sont souvent oubliées au moment des courses.
Réservez le matériel de présentation au moins 7 jours avant la soirée et vérifiez que l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le cliqueur sont compatibles.
Prévoyez une rallonge et une multiprise pour chaque zone technique, avec une rallonge à enrouleur en réserve. Testez les branchements et le niveau sonore avant l’arrivée du public.
Préparez les porte-noms, les panneaux d’orientation et les éléments de la table d’accueil au moins la veille. Il est fréquent de penser aux badges après l’installation des tables, alors qu’ils doivent être prêts dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une soirée d’information sur les soins et le bien-être ?: Prévoyez les boissons, les tasses, verres, assiettes, fourchettes et cuillères, ainsi que le matériel de présentation et les éléments d’accueil. La liste comprend aussi les tables, chaises, nappes, porte-noms et panneaux d’orientation.
Combien de verres prévoir par personne pour une soirée d’information ?: Comptez au moins deux verres par personne pour une soirée de plusieurs heures, avec 10 % de marge. Pour 50 participants, prévoyez donc environ 110 verres.
Quand acheter ou réserver le matériel audiovisuel ?: Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil, les haut-parleurs et le cliqueur au moins 7 jours avant l’événement. Faites un test complet le jour précédent, notamment avec l’ordinateur et le câble HDMI.
Quand préparer la table d’accueil et les badges nominatifs ?: Préparez les porte-noms, les panneaux et la table d’accueil la veille. Gardez ensuite 30 minutes avant l’ouverture pour vérifier les inscriptions et disposer les badges dans l’ordre d’arrivée.

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