Wat heb je nodig voor een bouwinformatiebijeenkomst?

Voor een bouwinformatiebijeenkomst heb je meer nodig dan een projector en koffie. Bezoekers moeten de presentatie kunnen volgen, vragen kunnen stellen en de ruimte zonder zoeken vinden. Regel techniek met de juiste aansluitingen, voldoende stoelen en tafels, en reken servies en koffie af op het aantal aanmeldingen. Denk ook aan naambadges, hand-outs, routeborden en materialen voor de catering; juist die worden vaak pas op de ochtend zelf gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Kleedtafelsaantal 2
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Draagbare speaker
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 5
Presentatieklikker

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naambadgehoudersaantal 80
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakemmeraantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 6 stuks
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Miniwaterflesjes - 80 stuks
- Baguettes - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Roomboter - 1 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 1 kilo
- Ham - 1 kilo
- Kipfiletbeleg - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Komkommers - 6 stuks
- Tomaten - 2 kilo
- Sla - 4 kroppen
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoutjes - 4 zakken
- Miniroomboterkoekjes - 6 pakken
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Druiven - 4 kilo
- Dieetvrije broodjes - 20 stuks
- Glutenvrije broodjes - 10 stuks
- Veganistische belegopties - 10 porties
- Papieren servetten - 200 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Toiletverfrisser - 4 stuks

Tips

Neem per verwachte spreker of presentatielaptop minimaal één passende HDMI-adapter mee en leg een extra HDMI-kabel klaar. Test de combinatie met projector, projectiescherm en presentatieklikker vóór de bijeenkomst.
Zet voor alle aangemelde bezoekers een stoel klaar en houd enkele extra stoelen achter de hand. Gebruik tafels voor registratie, hand-outs en catering, zodat bezoekers niet bij de entree blijven staan.
Reken voor koffie op ongeveer 2 koppen per persoon bij een bijeenkomst van twee uur. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen ruim vóór opening klaar en vul glazen en koffiekopjes op één vaste plek aan.
Maak naambadges vooraf klaar op basis van de bezoekerslijst en leg enkele lege badges met houders klaar voor last-minute aanmeldingen. Dat voorkomt handgeschreven kaartjes zonder badgehouder bij binnenkomst.
Leg verlengkabels en stekkerdozen langs de rand van de zaal en plak kabels af waar bezoekers lopen. Neem voor draadloze microfoons reservebatterijen mee en test het bereik vanaf de plek waar vragen worden gesteld.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een bouwinformatiebijeenkomst?: Zorg voor koffie, water, servies, naambadges, hand-outs en materiaal voor registratie. Voor de presentatie heb je minimaal een laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabel, passende adapters en een presentatieklikker nodig.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een bouwinformatiebijeenkomst?: Zet één stoel per aangemelde bezoeker klaar en neem ongeveer 5 tot 10 procent extra stoelen mee. Bij 50 aanmeldingen betekent dat 53 tot 55 stoelen, afhankelijk van de beschikbare ruimte.
Hoeveel koffie moet ik inkopen voor een informatiebijeenkomst?: Reken bij een bijeenkomst van twee uur op ongeveer twee koppen koffie per persoon. Voor 50 bezoekers plan je dus circa 100 koppen, plus een kleine reserve voor sprekers en extra gebruik.
Wanneer moet ik de techniek voor een bouwinformatiebijeenkomst regelen?: Controleer projector, laptop, HDMI-kabels, adapters, microfoons en speaker uiterlijk één werkdag vooraf. Doe op de locatie nog een volledige test voordat de bezoekers binnenkomen; zo houd je tijd over voor een ontbrekende kabel of lege batterij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.