Que prévoir pour une réunion d’information sur la construction ?

Une réunion d’information sur la construction demande surtout une installation claire et une technique fiable. Prévoyez les éléments pour accueillir les visiteurs, identifier les participants, présenter les documents et servir les boissons sans interrompre les échanges. Le nombre de chaises, de verres et de tasses dépend directement des inscrits, tandis que les câbles, adaptateurs et rallonges doivent être vérifiés avant le jour J. Cette liste rassemble le matériel à acheter, louer ou apporter sur place.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de maquillageqté 2
Tabouretsqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Enceinte portable
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Cliqueur de présentation

Éclairage

Lampadairesqté 4
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Supports de badges nominatifsqté 80
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Poubellesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Kit de lavage
Seau de nettoyageqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 6 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Mini bouteilles d’eau - 80 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1 kilo
- Jambon - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Mini biscuits au beurre - 6 paquets
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Petits pains sans régime alimentaire - 20 pièces
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Options de garniture véganes - 10 portions
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Désodorisant pour toilettes - 4 pièces

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus quelques places supplémentaires pour les intervenants et les arrivées de dernière minute. Comptez généralement 5 à 10 % de sièges en réserve.
Pour la présentation, testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI et chaque adaptateur au moins 24 heures avant la réunion. Gardez un câble et un adaptateur compatibles en solution de secours.
Prévoyez au moins une multiprise et une rallonge par zone technique ou table équipée. Marquez les câbles avant l’installation afin d’éviter de débrancher le projecteur ou l’ordinateur pendant la réunion.
Pour une réunion d’environ deux heures, comptez deux tasses par personne si le café est servi au début et pendant la pause, puis ajoutez 10 % de réserve. Les verres, assiettes et couverts doivent couvrir le même nombre de participants que le catering.
Préparez les badges nominatifs et leurs supports avant l’ouverture de la salle, avec quelques exemplaires vierges en réserve. Les panneaux de direction sont souvent oubliés : placez-les à l’entrée, aux changements de direction et près de la salle.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une réunion d’information sur la construction ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 40 participants, préparez donc environ 42 à 44 chaises, sans oublier les intervenants.
Quel matériel prévoir pour une présentation de chantier ?: Il faut au minimum un projecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI et les adaptateurs nécessaires. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant la réunion et prévoyez un câble de rechange si possible.
Combien de tasses et de verres prévoir par personne ?: Pour une réunion de deux heures, comptez deux tasses par personne pour le café et un verre par personne, avec environ 10 % de réserve. Pour 30 visiteurs, cela représente environ 66 tasses et 33 verres.
Quand préparer les badges et les documents pour la réunion ?: Imprimez la liste des visiteurs, les badges et les documents au plus tard la veille. Gardez quelques badges vierges et 5 à 10 % de documents supplémentaires pour les inscriptions tardives.

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