Qué necesitas para una reunión informativa de obra

Una reunión informativa de obra necesita más que una sala y una presentación. Esta lista reúne el material para recibir visitantes, explicar el programa y mantener la sesión funcionando aunque falte un adaptador o una toma de corriente. Calcula las cantidades según el número de inscritos y lleva los equipos al lugar con tiempo para probarlos. También encontrarás los pequeños elementos que suelen olvidarse: portanombres, cables de repuesto, señalización y servicio para el café.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesas de maquillajecant. 2
Taburetescant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Adaptadores HDMIcant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soporte de micrófono
Altavoz portátil
Regletascant. 5
Cables alargadorescant. 5
Clic de presentación

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Baterías de repuestocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de servircant. 8
Cucharones de servircant. 8
Abrebotellascant. 2

Decoración

Mantelescant. 10
Portanombrescant. 80
Carteles direccionalescant. 8
Paneles informativoscant. 6
Papeleracant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Aspiradora
Juego de fregona
Cubo de limpiezacant. 2

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 6 unidades
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Botellitas de agua - 80 unidades
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 1 kilo
- Jamón - 1 kilo
- Cobertura de pechuga de pollo - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates - 2 kilo
- Lechuga - 4 piezas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Mini galletas de mantequilla - 6 paquetes
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Bocadillos sin dieta - 20 unidades
- Panecillos sin gluten - 10 unidades
- Opciones veganas para untar - 10 porciones
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Agitadores - 200 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Lavavajillas - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Ambientador de baño - 4 piezas

Consejos

Prepara una acreditación y un portanombres por visitante inscrito, más un pequeño margen de 5 unidades para ponentes, personal y cambios de última hora.
Para una sesión de dos horas, calcula al menos una taza de café o té por persona y añade un 10 % extra; lleva termos para que la bebida siga disponible durante las preguntas.
Comprueba el proyector, la pantalla, el portátil y el cable HDMI como conjunto. Lleva al menos un adaptador HDMI adicional y prueba la presentación en la sala el mismo día o el día anterior.
Cuenta una silla por asistente y reserva entre 2 y 4 plazas adicionales para ponentes y acompañantes. Si se sirve catering, prepara mesas, manteles, bandejas, platos, vasos y cubiertos antes de abrir la sala.
No dejes la señalización y las regletas para el último momento: coloca las señales de ruta antes de recibir al primer visitante y lleva cables alargadores suficientes para llegar a cada equipo sin cruzar las zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para una reunión informativa de obra?: Necesitas material de recepción, equipos de presentación, mobiliario, servicio de café y señalización. Como base, calcula una acreditación por visitante, una silla por persona y un 10 % adicional de vasos, tazas y cubiertos.
¿Cuánto café necesito para una reunión de obra?: Para una reunión de hasta dos horas, calcula una taza por asistente y añade un 10 % de margen. Si esperas 40 personas, prepara al menos 44 servicios entre tazas de café y té, además de termos suficientes para mantener la bebida caliente.
¿Cuántos días antes hay que preparar el material?: Deja cerrada la compra y el catering al menos 3 días antes. Haz la prueba técnica como mínimo el día anterior y lleva cables, adaptadores, acreditaciones y folletos al lugar con varias horas de margen.
¿Qué material audiovisual hace falta para presentar la obra?: Prepara un proyector, una pantalla de proyección, un portátil, un cable HDMI, adaptadores HDMI y un clic de presentación. Si la sala es grande, añade micrófonos inalámbricos, soporte de micrófono y un altavoz portátil, y prueba todo antes de la apertura.

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