Einkaufsliste für eine Informationsveranstaltung zum Bauvorhaben
Für eine Informationsveranstaltung zum Bauvorhaben brauchen Sie mehr als Beamer und Stühle. Planen Sie Technik für die Präsentation, Beschilderung und Namensschilder sowie Getränke und Geschirr für die erwartete Besucherzahl ein. Rechnen Sie bei der Verpflegung nicht nur mit Kaffee: Wasser, Gläser und eine einfache Bewirtung verhindern Engpässe während der Fragerunde. Die vollständige Liste hilft Ihnen, Ausstattung und Verbrauchsmaterial rechtzeitig zusammenzustellen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- UmkleidetischeAnz. 2
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 3
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- Tragbarer Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 5
- Präsentationsklicker
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschildhalterAnz. 80
- WegweiserAnz. 8
- InfotafelnAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- Wischset
- Reinigungs-EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 6 Stück
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Miniwasserflaschen - 80 Stück
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Mittelalter Käse - 1 Kilo
- Schinken - 1 Kilo
- Hähnchenaufschnitt - 1 kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Gurken - 6 Stück
- Tomaten - 2 Kilo
- Salat - 4 Köpfe
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzgebäck - 4 Tüten
- Mini-Butterkekse - 6 Packungen
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Trauben - 4 Kilo
- Brotsandwiches ohne Ernährungsbeschränkung - 20 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 10 Stück
- Vegane Aufstrichoptionen - 10 Portionen
- Papierservietten - 200 Stück
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Frischhaltefolie - 1 Rolle
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Toilettenfrischer - 4 Stück
Tipps
- Planen Sie pro angemeldeter Person mindestens ein Glas und einen Teller ein; bei einer Veranstaltung von mehr als zwei Stunden sollten zusätzlich etwa 0,5 Liter Wasser pro Person bereitstehen.
- Prüfen Sie Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und Adapter spätestens am Vortag gemeinsam. Ein passender Adapter fehlt besonders häufig, wenn verschiedene Laptops verwendet werden.
- Stellen Sie für Mikrofone und Präsentationsklicker Ersatzbatterien bereit und testen Sie die Funkverbindung im Saal. Für größere Räume sind Mikrofonständer und ein tragbarer Lautsprecher oft erst vor Ort richtig beurteilbar.
- Bereiten Sie Namensschilder und Namensschildhalter mindestens einen Tag vorher vor, damit Änderungen in der Besucherliste noch eingetragen werden können. Drucken Sie außerdem einige leere Schilder für unangemeldete Gäste aus.
- Bestellen oder kaufen Sie Kaffee, Tee, Wasser und das Geschirr spätestens zwei Werktage vor dem Termin. Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Servierschalen und Servierlöffel werden leicht übersehen, obwohl sie für das Catering nötig sind.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Informationsveranstaltung zum Bauvorhaben?
- Sie benötigen Sitz- und Tischausstattung, Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Verbindung, Mikrofone und Lautsprecher. Ergänzen Sie Namensschilder, Beschilderung, Präsentationsunterlagen sowie Getränke, Kaffee und passendes Geschirr.
- Wie viel Wasser und Kaffee brauche ich pro Besucher?
- Planen Sie mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person ein. Für Kaffee reichen als Richtwert etwa zwei Tassen pro Person; bei einer Veranstaltung von mehr als zwei Stunden sollten Sie eine zusätzliche Reserve von 10 bis 15 Prozent einplanen.
- Wann muss ich die Technik für den Informationsabend prüfen?
- Testen Sie die komplette Technik spätestens am Vortag und führen Sie am Veranstaltungstag einen kurzen Funktionstest durch. Prüfen Sie dabei auch HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Batterien und die Reichweite der Funkmikrofone.
- Wie früh sollte ich Catering und Geschirr bestellen?
- Bestellen Sie Catering und fehlendes Geschirr mindestens zwei Werktage vorher. Erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens beim Anmeldeschluss, damit die Mengen und die Auswahl noch angepasst werden können.
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