Bonte avond organiseren: complete checklist

Een bonte avond vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en een paar optredens. Je regelt vooraf de zaal, het programma, deelnemers, catering en techniek, en zorgt op de dag zelf voor een duidelijke opbouwvolgorde. Begin met de datum en het programma, verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen en werk toe naar een getest draaiboek. Reserveer op tijd ruimte voor repetities: muziekbestanden, microfoons, presentaties en optredens moeten vóór de zaal opengaat gecontroleerd zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Optredens inschrijven
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Presentatoren aanwijzen
2 personen
Quizvragen voorbereiden
2 personen
Spelmaterialen klaarmaken
2 personen
Naamkaartjes maken
Catering bestellen
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Techniek testen
2 personen
Optredens technisch doornemen
3 personen

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht en geluid opbouwen
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Optredens ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Welkom en uitleg geven
2 personen
Buffet openen
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Muziek en licht bedienen
2 personen
Quiz begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Afscheid en bedankje geven
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 30
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Confettibakjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Plakgumaantal 4
Ballonnenpompaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 8
Taartscheppenaantal 2
Flessenopenersaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Zo hebben presentatoren, deelnemers en techniek genoeg tijd om wijzigingen te verwerken.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en deelname aan optredens uit. Sluit de inventarisatie 10 tot 14 dagen voor de bonte avond af, zodat de catering definitief kan worden besteld.
Plan de techniekcontrole vóór de gasten binnenkomen. Test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, laptop, projector, verlengkabels en stekkerdozen en speel elk optreden technisch kort door.
Maak het draaiboek niet alleen digitaal: druk minimaal 2 exemplaren af. Geef er één aan de presentatie en leg één reserve-exemplaar bij de techniek.
Houd voor de opbouw minstens 2 uur aan. Zet eerst tafels, stoelen en buffettafels neer, maak daarna de podiumruimte vrij en hang pas vervolgens decoratie en verlichting op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bonte avond organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met de zaal, datum en het programma. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en rond aanmeldingen, dieetwensen en optredens uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf af.
Wat moet er op een draaiboek voor een bonte avond staan?: Neem minimaal de volgorde en tijden van optredens, quiz en spellen op, plus namen van presentatoren en verantwoordelijken voor catering en techniek. Druk het draaiboek 1 tot 2 dagen vooraf af en leg 2 exemplaren klaar.
Wanneer test je de techniek voor een bonte avond?: Test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, laptop en projector op de dag zelf vóór de zaal opent, bij voorkeur 2 uur vooraf. Neem ook alle optredens kort door, zodat muziekbestanden en presentaties op tijd werken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bonte avond op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, podiumruimte, decoratie en verlichting. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste controle van catering, naamkaartjes en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.