Checklist para organizar una fiesta de variedades
Una fiesta de variedades combina actuaciones, juegos, presentadores y una comida compartida, así que necesita más coordinación que una reunión normal. Empieza reservando la sala, fijando el programa y enviando las invitaciones con tiempo para controlar las inscripciones y las preferencias alimentarias. Después, confirma cada actuación y prepara la música, el quiz y los materiales del juego. El mismo día, deja margen para montar mesas, despejar el escenario y probar sonido, proyector y micrófonos antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Crear invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inscribir actuaciones
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Reunir archivos de música
2 personas
Asignar presentadores
2 personas
Preparar preguntas del quiz
2 personas
Preparar los materiales del juego
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
Pedir el catering
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Revisar la parte técnica de las actuaciones
3 personas
Evento
Abrir la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar luz y sonido
3 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Recibir actuaciones
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Dar la bienvenida y explicar
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Controlar la música y la iluminación
2 personas
Dirigir el quiz
2 personas
Servir la última ronda
2 personas
Dar una despedida y agradecimiento
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Perchero
Vajilla
- Platoscant. 70
- Cuencoscant. 30
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 70
- Cuencos de serviciocant. 12
- Bandejas de servircant. 8
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 8
- Cubos de confeticant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Masilla adhesivacant. 4
- Bomba de globoscant. 2
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cucharonescant. 8
- Cucharas para tartascant. 2
- Abrebotellascant. 3
- Termoscant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa al menos 2 semanas antes y asigna un presentador a cada bloque. Así podrás confirmar las actuaciones y preparar las entradas sin improvisar.
- Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y entrega el número definitivo al catering entre 5 y 7 días antes. Guarda los productos refrigerados en cuanto llegue la compra.
- Reúne los archivos de música en un único portátil y pruébalos con los altavoces y la mesa de mezclas al menos 2 horas antes de abrir la sala.
- Reserva una zona de escenario de aproximadamente 3 metros de profundidad y comprueba que los cables alargadores y las regletas no crucen los pasillos.
- Prepara las tarjetas con nombres, el quiz y los materiales del juego antes del día del evento. Colócalos en mesas separadas para que los asistentes no bloqueen la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de variedades?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, fijar la fecha y enviar las invitaciones. Deja las confirmaciones de actuaciones y el pedido del catering para la última semana.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una fiesta de variedades?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes e indica la fecha límite de inscripción, idealmente 10 días antes del evento. Pide en el mismo formulario las preferencias dietéticas y las propuestas de actuación.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para probar el equipo?
- Reserva al menos 90 minutos antes de la llegada de los invitados para probar altavoces, micrófonos, proyector, pantalla y archivos de música. Haz una segunda comprobación rápida de 15 minutos justo antes de empezar.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering?
- Confirma el número de comensales y las necesidades dietéticas entre 5 y 7 días antes. Comprueba la lista de la compra el día anterior y guarda los alimentos refrigerados inmediatamente después de recibirlos.
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