Checklist pour organiser une soirée variée
Une soirée variée combine généralement repas, spectacles, quiz et moments musicaux : chaque partie demande une préparation différente. Commence par bloquer la salle, la date et le programme, puis suis les inscriptions et les besoins alimentaires. Les prestations, les fichiers musicaux et la technique doivent être confirmés avant le jour J. Cette checklist t’aide ensuite à préparer le matériel, le buffet et la salle dans le bon ordre.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Fixer la date et le programme
2 personnes
Créer les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Inscrire les spectacles
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Imprimer le déroulé
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Désigner les présentateurs
2 personnes
Préparer les questions du quiz
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Commander le catering
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Passer en revue la technique des spectacles
3 personnes
Événement
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Monter la lumière et le son
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Accueillir les spectacles
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir et donner les explications
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
Animer le quiz
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Dire au revoir et remercier
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger les courses restantes
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Assiettesqté 70
- Petits bolsqté 30
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Couvertsqté 70
- Saladiers de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 12
- Nappesqté 8
- Coupes à confettisqté 8
- Badges nominatifsqté 70
- Colle repositionnableqté 4
- Pompe à ballonsqté 2
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Table de mixage
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 2
- Louchesqté 8
- Pelles à gâteauqté 2
- Tire-bouchonsqté 3
- Thermosqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Balaiqté 2
- Pelle et balayetteqté 2
- Serpillièreqté 2
- Poubellesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date et le programme avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les horaires, les spectacles prévus et la date limite d’inscription.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre final au traiteur quelques jours avant la soirée. Prévois aussi les produits réfrigérés et leur espace de stockage.
- Rassemble les fichiers musicaux et imprime le déroulé avant l’ouverture de la salle. Garde une copie du programme sur l’ordinateur portable et une version papier pour les présentateurs.
- Teste les haut-parleurs, microphones, pieds de micro, table de mixage, projecteur et écran avant l’arrivée des invités. Vérifie aussi les rallonges et multiprises : elles sont souvent oubliées jusqu’au premier branchement.
- Prépare les tables, chaises, tables de buffet, vaisselle, badges et décoration avant de libérer l’espace de la scène. Garde la scène dégagée pour les spectacles et installe les éléments décoratifs en dernier.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une soirée variée ?
- Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la soirée. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de confirmer le catering, les besoins alimentaires et le nombre de badges.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévois au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Ce temps couvre l’installation des tables et chaises, du buffet, de la décoration, de la scène et un test complet de la technique.
- Que faut-il vérifier pour les spectacles et le quiz ?
- Confirme chaque prestation au plus tard une semaine avant, puis vérifie le matériel nécessaire lors d’un dernier passage 1 à 2 jours avant. Prépare les questions du quiz, le matériel de jeu et les fichiers musicaux dans un ordre facile à retrouver.
- Quand faire les courses et stocker les produits frais ?
- Fais les courses la veille ou le jour même selon les produits. Mets les aliments réfrigérés au frais dès leur arrivée et vérifie la liste des courses avant de quitter le magasin, idéalement 24 heures avant l’ouverture de la salle.
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