Bunter Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Einladungen zu verschicken, Auftritte anzumelden und Rückmeldungen zu bearbeiten.
• Schließe die Anmeldungen spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Abend ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
• Bestätige alle Auftritte etwa eine Woche vorher und sammle Musikdateien, Quizfragen und Spielmaterialien an einem zentralen Ort. Drucke das Drehbuch zusätzlich aus, falls der Laptop oder die Präsentation ausfällt.
• Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Laptop und Projektor nicht erst beim Einlass. Plane mindestens 60 Minuten für den Techniktest und gehe jeden Auftritt einmal mit den verantwortlichen Personen durch.
• Öffne den Saal mindestens 3 Stunden vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, räume den Bühnenbereich frei und bringe danach Buffet, Namensschilder, Tischdecken und Dekoration an.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Saal für einen Bunten Abend reservieren?

Reserviere den Saal idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem gewünschten Termin. Prüfe dabei direkt, ab wann der Raum am Veranstaltungstag zugänglich ist und ob Technik, Mobiliar und Küche genutzt werden dürfen.

Wann sollte man die Einladungen für einen Bunten Abend verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen vor der Veranstaltung. Frage bereits in der Einladung nach Teilnahme und Ernährungswünschen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Bunten Abend?

Plane mindestens 3 Stunden für den Aufbau ein, bei Dekoration und Bühnenprogramm eher 4 Stunden. Rechne zusätzlich mindestens 60 Minuten für Techniktest und Probedurchlauf der Auftritte ein.

Was muss man am Tag vor dem Bunten Abend vorbereiten?

Bereite Drehbuch, Namensschilder, Musikdateien, Quiz- und Spielmaterialien vollständig vor und prüfe die Einkaufsliste. Kühlprodukte sollten erst kurz vor dem Beginn eingelagert werden; Technik und Auftrittsablauf sollten bereits vorher getestet sein.

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