Bomenmarkt organiseren: checklist en planning

Een bomenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en bomen neerzetten. Je moet de locatie, vergunningen, leveranciers en standhouders op tijd vastleggen en de verkoop op de dag zelf soepel laten verlopen. Denk ook aan stroom, toiletten, afval, bewegwijzering en een werkende betaaloplossing. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen en controleer de laatste leveringen en materialen uiterlijk de dag vóór de markt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningen en meldingen controleren
Marktlocatie vastleggen
Verkoopkramen indelen
2 personen
Boomleveranciers benaderen
2 personen
Standhouders registreren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Markt online publiceren
Promotieposters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Stroompunten controleren
2 personen
Afvalinzameling regelen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
Bomenassortiment samenstellen
3 personen
Prijzen en boomlabels maken
2 personen
Route- en informatieborden maken
2 personen
Leveringen van bomen plannen
2 personen
Marktmaterialen reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kassa- en betaalmiddelen testen
2 personen
Pinnen en kleingeld klaarzetten
2 personen
Bomen ontvangstklaar maken
4 personen
Koffie- en drankvoorraad klaarzetten
2 personen
Standhouders instructies sturen
Weersverwachting controleren

Event

Terrein vrijmaken
4 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Looproutes en afzettingen plaatsen
3 personen
Bomen per soort uitstallen
6 personen
Prijzen aan bomen bevestigen
3 personen
Verkoopbalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Gereedschap en verpakkingen klaarleggen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
Kassa en polsbandjes controleren
2 personen
Laatste terreinronde uitvoeren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatie over bomen geven
3 personen
Bomen en planten verkopen
4 personen
Afrekenen en kassabonnen uitgeven
3 personen
Bomen naar voertuigen brengen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Voorraad verkoopmateriaal aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Verlichting inschakelen
Bomenvoorraad opnieuw ordenen
3 personen
Bezoekers informeren over sluiting
2 personen
Laatste verkopen afhandelen
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Verlichting uitschakelen

Nazorg

Overgebleven bomen veilig stallen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Kramen en tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Borden en afzettingen verwijderen
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Kassaopbrengst veilig opbergen
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Standhouders laten uitladen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 16
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Kassatafel
Afvalbakkenaantal 10
Wachtrijpaaltjesaantal 8
Transportkarrenaantal 6
Rolcontainersaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Apparatuur

Betaalterminalaantal 2
Kassaladeaantal 2
Pinbonprinteraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Batterijladersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koffiemolens
Snijplankenaantal 4
Koksbroodmessenaantal 4
Scharenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Servies

Mokkenaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerkommenaantal 12

Decoratie

Routebordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Boomlabelsaantal 250
Prijskaartjesaantal 250
Krijtbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 18
Vlaggenlijnenaantal 10
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6

Catering

Bomen en struikenaantal 250
Jute kluitdoekenaantal 200
Plantpottenaantal 100
Potgrondzakkenaantal 30
Boombindersaantal 150
Bamboestokkenaantal 100
Boompaaltjesaantal 100
Draagnettenaantal 100
Gieteraantal 6
Plantenspuitenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 20
Kruiwagensaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 6
Reinigingsdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 10

Tips

Leg de marktlocatie en de indeling van de verkoopkramen vroeg vast. Reserveer ruimte voor lossen, transportkarren, wachtrijen en een aparte kassatafel; dat voorkomt opstoppingen zodra de bomen worden geleverd.
Plan boomleveringen per leverancier en noteer per levering het verwachte tijdstip. Maak labels met soort en prijs vooraf klaar, zodat je bij ontvangst niet nog tientallen bomen hoeft uit te zoeken.
Test betaalterminal, pinbonprinter en kassalade minimaal één dag eerder. Leg ook kleingeld, batterijladers en een reserveoplossing klaar; een lege accu of slechte verbinding merk je pas wanneer de eerste klant wil betalen.
Controleer stroompunten en kabelroutes voordat je verlichting, koffieapparaten en betaalapparatuur aansluit. Gebruik verlengkabels en stekkerdozen zo dat bezoekers niet over kabels kunnen struikelen.
Stuur standhouders de praktische instructies uiterlijk 48 uur vooraf. Vermeld aankomsttijd, losplaats, kraamindeling, parkeerregels en wat zij zelf moeten meenemen; verzamel dieetwensen en drankbehoeften vóór je boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bomenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen en boomleveranciers. Registratie van standhouders en promotie kunnen daarna volgen; plan de definitieve leveringen en instructies uiterlijk 1 week voor de markt.
Hoeveel bomen moet ik voor een bomenmarkt bestellen?: Bestel op basis van vooraf verwerkte aanmeldingen en voeg een beperkte reserve toe, bijvoorbeeld 5 tot 10 procent. Maak het assortiment en de aantallen per soort uiterlijk 2 weken vooraf definitief, zodat leveranciers de levering kunnen plannen.
Wanneer moet ik de betaalapparatuur voor een bomenmarkt testen?: Test de betaalterminal, printer en kassalade minimaal 24 uur vóór opening. Controleer daarnaast op de ochtend zelf de verbinding, acculading en aanwezigheid van kleingeld voordat de verkoop start.
Wat moet ik de dag voor een bomenmarkt controleren?: Controleer de bomenleveringen, labels, routeborden, stroom, toiletten, afvalbakken en alle gereserveerde marktmaterialen. Loop de locatie één keer volledig na en leg koffievoorraad, betaalmiddelen en instructies klaar vóór het einde van de dag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.