Organiser un marché aux arbres : la checklist complète

Un marché aux arbres demande plus qu’un alignement de stands : il faut coordonner les fournisseurs, les exposants, les livraisons et l’accueil des visiteurs. Commence par fixer le lieu et vérifier les autorisations, puis construis l’organisation autour des stands, des horaires de livraison et du parcours de paiement. Les détails souvent oubliés sont la monnaie, les rallonges, les étiquettes lisibles et l’évacuation des déchets. Cette checklist te permet d’avancer dans le bon ordre, jusqu’à la préparation du jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier les autorisations et les déclarations
Fixer le lieu du marché
Répartir les stands de vente
2 personnes
Approcher les fournisseurs d’arbres
2 personnes
Enregistrer les exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le marché en ligne
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Organiser l’enlèvement des déchets
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Composer l'assortiment d'arbres
3 personnes
Créer les prix et les étiquettes d’arbres
2 personnes
Créer des panneaux de route et d’information
2 personnes
Planifier les livraisons d’arbres
2 personnes
Réserver le matériel de marché
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Préparer les arbres pour l’accueil
4 personnes
Préparer le stock de café et de boissons
2 personnes
Envoyer les consignes aux exposants
Vérifier les prévisions météo

Événement

Dégager le site
4 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Mettre en place les parcours et les barrières
3 personnes
Exposer les arbres par espèce
6 personnes
Fixer les prix aux arbres
3 personnes
Aménager le comptoir de vente
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les outils et les emballages
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
Vérifier la caisse et les bracelets
2 personnes
Effectuer le dernier tour du site
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Donner des informations sur les arbres
3 personnes
Vendre des arbres et des plantes
4 personnes
Encaisser et remettre les reçus
3 personnes
Apporter les arbres aux véhicules
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le matériel de vente
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Allumer l’éclairage
Réorganiser le stock d’arbres
3 personnes
Informer les visiteurs de la fermeture
2 personnes
Gérer les dernières ventes
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre l’éclairage

Suivi

Stocker en toute sécurité les arbres restants
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer les panneaux et les barrières
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Faire décharger les exposants
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 40
Table de caisse
Poubellesqté 10
Potelets de file d’attenteqté 8
Chariots de transportqté 6
Roll-containersqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Équipement

Terminal de paiementqté 2
Tiroir-caisseqté 2
Imprimante de tickets de caisseqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Chargeurs de batterieqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Moulins à café
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Ciseauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Vaisselle

Tassesqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Saladiers de serviceqté 12

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Étiquettes d’arbresqté 250
Étiquettes de prixqté 250
Panneaux en ardoiseqté 10
Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 10
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6

Catering

Arbres et arbustesqté 250
Toiles de jute pour mottesqté 200
Pots de fleursqté 100
Sacs de terreauqté 30
Attaches pour arbresqté 150
Bambousqté 100
Tuteurs d'arbreqté 100
Filets de transportqté 100
Arrosoirqté 6
Pulvérisateursqté 4
Gants de travailqté 20
Brouettesqté 4
Courses

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Supports de sacs poubelleqté 10

Conseils

Bloque le lieu et les autorisations plusieurs semaines à l’avance. Vérifie aussi l’accès des véhicules de livraison, l’alimentation électrique et les installations sanitaires avant d’inscrire les exposants.
Demande aux fournisseurs le nombre, le format et l’heure d’arrivée des arbres. Prévois des chariots ou des roll-containers pour déplacer le stock sans ralentir l’accueil.
Attribue chaque stand avant l’envoi des consignes aux exposants. Indique le plan, l’horaire d’installation, le point de déchargement et les règles de circulation sur le marché.
Prépare les prix et les étiquettes avant l’ouverture, avec une écriture visible à plusieurs mètres. Teste le terminal de paiement, la caisse et l’imprimante, puis garde de la monnaie pour les premières ventes.
Organise le café, les boissons et les déchets en fonction de la durée du marché. Installe les poubelles près des zones de pause et confirme l’enlèvement avant le jour de l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux arbres ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour fixer le lieu, vérifier les autorisations, recruter les fournisseurs et enregistrer les exposants. Commence plus tôt si les livraisons d’arbres ou les déclarations administratives sont complexes.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché aux arbres ?: Ferme les inscriptions environ 2 semaines avant le marché. Tu auras encore le temps de répartir les stands, d’envoyer les consignes et d’ajuster l’assortiment d’arbres.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il livrer les arbres ?: Planifie les livraisons au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture, selon le volume et le nombre de fournisseurs. Ce délai permet de contrôler le stock, placer les arbres et corriger les étiquettes sans visiteurs dans les allées.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché aux arbres ?: La veille, vérifie la caisse, le terminal de paiement, les rallonges, les panneaux, les boissons et les sacs ou contenants prévus pour l’accueil. Confirme aussi les horaires d’arrivée des exposants et le passage de l’enlèvement des déchets.

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