Checklist para organizar un mercado de árboles

Un mercado de árboles necesita más coordinación que una simple jornada de ventas. Antes de anunciarlo, debes cerrar la ubicación, los permisos, los proveedores y la distribución de los puestos. Después tendrás que controlar inscripciones, electricidad, aseos, pagos, entregas y recogida de residuos. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo y a detectar lo que suele quedar para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar permisos y notificaciones
Fijar la ubicación del mercado
Distribuir los puestos de venta
2 personas
Contactar a proveedores de árboles
2 personas
Registrar a los expositores
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el mercado en línea
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Organizar la recogida de residuos
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
Preparar el surtido de árboles
3 personas
Hacer premios y etiquetas para árboles
2 personas
Crear carteles de ruta e información
2 personas
Planificar las entregas de árboles
2 personas
Reservar materiales del mercado
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Probar la caja y los medios de pago
2 personas
Preparar billetes y cambio
2 personas
Preparar los árboles para su recepción
4 personas
Preparar el suministro de café y bebidas
2 personas
Enviar instrucciones a los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Despejar el recinto
4 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar los recorridos y las barreras
3 personas
Exponer los árboles por especie
6 personas
Colocar precios en los árboles
3 personas
Montar el mostrador de ventas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Dejar listos las herramientas y los embalajes
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
Comprobar la caja y las pulseras
2 personas
Realizar la última ronda del recinto
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Dar información sobre los árboles
3 personas
Vender árboles y plantas
4 personas
Cobrar y entregar los recibos
3 personas
Llevar los árboles a los vehículos
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el material de venta
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Encender la iluminación
Reorganizar el inventario de árboles
3 personas
Informar a los visitantes sobre el cierre
2 personas
Cerrar las últimas ventas
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Apagar la iluminación

Seguimiento

Almacenar de forma segura los árboles sobrantes
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar carteles y vallas
3 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Guardar de forma segura los ingresos de caja
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Hacer descargar a los expositores
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 16
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 40
Mesa de caja
Papeleracant. 10
Postes de filacant. 8
Carros de transportecant. 6
Contenedores rodantescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 4

Equipo

Terminal de pagocant. 2
Cajón de la caja registradoracant. 2
Impresora de recibos para pago con tarjetacant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cargadores de bateríascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Molinillos de café
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pan de chefcant. 4
Tijerascant. 6
Bandejas de serviciocant. 8

Vajilla

Tazascant. 60
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Cuencos de serviciocant. 12

Decoración

Señales de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 8
Etiquetas para árbolescant. 250
Etiquetas de preciocant. 250
Pizarrascant. 10
Mantelescant. 18
Guirnaldascant. 10
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 6

Catering

Árboles y arbustoscant. 250
Mantas de yute para cepellonescant. 200
Macetascant. 100
Bolsas de sustratocant. 30
Sujetadores para árbolescant. 150
Bastones de bambúcant. 100
Tutores para árbolescant. 100
Redes de transportecant. 100
Regaderacant. 6
Pulverizadores de plantascant. 4
Guantes de trabajocant. 20
Carretillascant. 4
Compras

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobillacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Escobas de manocant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 10

Consejos

Cierra los permisos y la ubicación antes de publicar la fecha. Reserva al menos cuatro semanas para confirmar notificaciones, accesos, electricidad y aseos.
Pide a cada expositor sus necesidades y preferencias dietéticas al registrarlo. Envía las instrucciones definitivas entre 7 y 10 días antes, incluyendo horarios de llegada, descarga y montaje.
Planifica la recepción y las entregas de árboles por franjas horarias. Prepara carros de transporte y contenedores rodantes para evitar que los expositores tengan que mover cargas a mano.
Prueba la caja, el terminal de pago, los cables y las regletas el día anterior. Lleva billetes y monedas de cambio y deja una alternativa preparada por si falla la conexión o se agota la batería.
Calcula el café, las bebidas, las tazas, los vasos y los platos según la asistencia prevista, y coloca papeleras cerca de los puestos y la zona de descanso. Programa la recogida de residuos antes de desmontar el mercado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de árboles?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite cerrar permisos, ubicación, proveedores y expositores, y deja al menos 10 días para promocionar el mercado y enviar instrucciones finales.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos y a los expositores?: Intenta tener los puestos asignados 3 semanas antes. Envía la distribución y las instrucciones definitivas entre 7 y 10 días antes para que cada expositor pueda preparar su llegada y sus necesidades de electricidad.
¿Cuánto cambio hay que preparar para un mercado de árboles?: Prepara el cambio según el número de ventas previstas y revisa la caja al menos un día antes. Además del cajón de caja, prueba el terminal de pago y lleva cargadores o una solución alternativa para varias horas de apertura.
¿Cuándo se deben planificar las entregas de los árboles?: Define las franjas de entrega al menos 7 días antes y comunícalas a proveedores y expositores. Reserva carros y espacio de recepción para que los árboles puedan descargarse, identificarse y trasladarse sin bloquear los puestos.

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