Boerenmarkt organiseren: checklist van planning tot opruimen

Een boerenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en lokale verkopers regelen. Je moet de marktindeling, vergunningen, stroom, water, betalingen en ontvangst van leveranciers op elkaar afstemmen. Begin enkele weken vooraf met datum, locatie en deelnemers; controleer in de laatste week het weer en alle materialen. Op de dag zelf draait het vooral om een duidelijke opbouw, een aanspreekpunt voor marktkramers en voldoende tijd voor koffie, betalingen, veiligheid en bevoorrading.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kramen en leveranciers boeken
Vergunningen controleren
Elektriciteit en water regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Marktkramers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveranciersinformatie versturen
Plattegrond naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theestation voorbereiden
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Kassa's en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Naambordjes voorbereiden
Route- en infoborden maken
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
Terrein inspecteren
2 personen
Leveranciers ontvangen
3 personen
Kramen uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Marktkramen inrichten
8 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Verkooppunten controleren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Statafels en zitplekken controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Markt openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Informatietafel bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken verkopen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Voorraad verkoopartikelen aanvullen
2 personen
Leveranciers ondersteunen
2 personen
Toiletten controleren
Eindverkoop aankondigen
Markt afsluiten
2 personen

Nazorg

Kassa's afsluiten
2 personen
Bederfelijke producten koelen
2 personen
Kramen leegmaken
6 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Terrein vegen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Stroom veilig verwijderen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 16
Tafelkledenaantal 18
Transportkarrenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kassaboxenaantal 3
Pinautomatenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Keukentangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Strobalenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naambordjesaantal 20
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handgelhoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling zodra de eerste marktkramers zijn bevestigd. Reserveer ruimte voor looproutes, partytenten, transportkarren, elektriciteitskabels en een koffie- en theestation; een wijziging op de dag zelf kost snel 30 minuten per kraam.
Stuur leveranciers uiterlijk 7 dagen vooraf de plattegrond, aanrijroute, opbouwtijd en informatie over stroom en water. Vraag meteen welke apparatuur zij meenemen en of ze een eigen pinautomaat of kassabox gebruiken.
Controleer 2 tot 3 dagen vooraf de voorraad en alle materialen: van herbruikbare bekers, borden en bestek tot koelboxen, verlengkabels, stekkerdozen, routeborden en EHBO-materiaal. Zet houdbare voorraad apart klaar, zodat je op de ochtend zelf alleen verse boodschappen hoeft te halen.
Plan vrijwilligers in blokken van minimaal 2 uur. Wijs vooraf één persoon aan voor leveranciers, één voor kassa’s en wisselgeld en één voor veiligheid; zo blijven vragen niet bij één organisator hangen.
Plan opbouw en ontvangst ruim vóór opening. Houd minstens 60 minuten tussen de eerste leveranciers en de verwachte bezoekers, zodat je het terrein kunt inspecteren, dranken kunt koelen, koffiezetapparaten en waterkokers kunt testen en ontbrekende materialen nog kunt oplossen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boerenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken datum, locatie, vergunningen en kramen; gebruik de laatste week voor deelnemersinformatie, weerscontrole en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik marktkramers uitnodigen voor een boerenmarkt?: Nodig marktkramers 6 tot 8 weken vooraf uit, zodat je tijd hebt om aanmeldingen te verwerken en de marktindeling te maken. Stuur de definitieve plattegrond en praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de markt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een boerenmarkt?: Reken op minimaal 2 uur voor de volledige opbouw, afhankelijk van het aantal kramen. Laat de eerste leveranciers minstens 60 minuten vóór opening arriveren om terrein, stroom, tafels, tenten en bewegwijzering te controleren.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een boerenmarkt controleren?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor grote beslissingen en opnieuw 48 en 24 uur voor de markt. Gebruik de laatste controle om tenten, kleding, bescherming van voorraad en de opbouwvolgorde definitief te bepalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.