Checklist pour organiser un marché fermier

Un marché fermier demande plus qu’une rangée de stands et quelques tables. Il faut confirmer le lieu, obtenir les autorisations, coordonner les exposants et prévoir l’eau, l’électricité, le service et la sécurité. Cette checklist de 69 tâches vous guide de la première réservation à l’accueil des fournisseurs le jour J. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : monnaie, signalétique, badges, météo et besoins alimentaires.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Réserver les stands et les fournisseurs
Vérifier les autorisations
Prévoir l’électricité et l’eau
Envoyer les invitations
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux fournisseurs
Envoyer le plan aux participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le stand café et thé
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Créer des panneaux de signalisation et d’information
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
Inspecter le site
2 personnes
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer les stands du marché
8 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Vérifier les points de vente
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier les mange-debout et les places assises
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir le marché
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vendre des boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Réapprovisionner les articles de vente
2 personnes
Soutenir les prestataires
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer la vente finale
Fermer le marché
2 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
Vider les stands
6 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Balayer le site
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Mettre l’alimentation hors tension en toute sécurité
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 16
Nappesqté 18
Chariots de transportqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Caissesqté 3
Distributeurs automatiquesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Balles de pailleqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant d’inviter les exposants. Prévoyez ensuite le plan des stands, des tables et des tentes, car ces éléments déterminent la circulation du public et les besoins en électricité.
Demandez à chaque exposant ses besoins alimentaires, électriques et logistiques au moment de l’inscription. Envoyez le plan et les consignes finales au moins 7 jours avant le marché pour éviter les branchements improvisés et les emplacements mal compris.
Réservez les bénévoles par créneau plutôt qu’avec une liste générale. Prévoyez au minimum une équipe pour l’accueil, une pour l’installation et une personne responsable des caisses, de la monnaie et des questions des participants.
Ne laissez pas les achats, le refroidissement des boissons et la préparation du café au matin même. Vérifiez le stock et les courses 2 à 3 jours avant, puis mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture.
Faites une inspection complète du site avant l’arrivée des fournisseurs : accès, câbles, eau, signalisation, trousse de premiers secours et circulation autour des stands. Gardez les rallonges, multiprises, chariots et matériel de sécurité au même endroit pour les retrouver rapidement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché fermier ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, vérifier les autorisations, réserver les stands et traiter les inscriptions des exposants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché fermier ?: Prévoyez généralement 3 à 4 heures avant l’ouverture, selon le nombre de stands et les livraisons. Ajoutez du temps pour tester l’électricité, placer la signalétique, préparer les caisses et accueillir chaque fournisseur.
Que faut-il prévoir pour les boissons et le café d’un marché fermier ?: Prévoyez les gobelets, tasses, machines à café, bouilloires, glacières, eau, boissons et monnaie avant le jour J. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et installez le stand café et thé avant l’arrivée du public.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoyez les informations pratiques au moment de l’inscription, puis renvoyez le plan définitif et les horaires au moins 7 jours avant le marché. Demandez une confirmation finale 48 heures avant pour limiter les absences et les changements de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.