Checklist para organizar un mercado de agricultores sin olvidos

Un mercado de agricultores necesita más que reservar puestos y avisar a los vendedores. Esta checklist reúne las tareas para preparar el recinto, coordinar proveedores, organizar pagos, controlar suministros y recibir a cada participante a tiempo. Empieza por la fecha, la ubicación y los permisos; después cierra el plano y las inscripciones antes de comprar o montar. En los últimos días, comprueba el tiempo, enfría las bebidas, prepara el café y revisa que la electricidad, el agua y el material estén listos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Reservar puestos y proveedores
Comprobar permisos
Gestionar la electricidad y el agua
Enviar invitaciones
2 personas
Invitar a los vendedores del mercado
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar información del proveedor
Enviar el plano a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar el stock y el material
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la estación de café y té
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
Preparar los carteles con nombres
Hacer señales de ruta e información
2 personas
Preparar material de primeros auxilios y seguridad
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir a los proveedores
3 personas
Descargar los puestos
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Montar los puestos del mercado
8 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Comprobar los puntos de venta
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Comprobar mesas altas y asientos
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir el mercado
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender la mesa de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Vender bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Reponer el stock de artículos de venta
2 personas
Apoyar a los proveedores
2 personas
Comprobar los baños
Anunciar la venta final
Cerrar el mercado
2 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
Vaciar los puestos
6 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Barrer el recinto
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar la corriente de forma segura
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Taburetescant. 16
Mantelescant. 18
Carros de transportecant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cajas de cajacant. 3
Cajeros automáticoscant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Pinzas de cocinacant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Pacas de pajacant. 12
Arreglos floralescant. 8
Pancartas con nombrescant. 20
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Carteles direccionalescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 10
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Escobascant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 8
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución del mercado antes de enviar el plano a los participantes. Deja pasillos claros para carros de transporte y una zona visible para información, primeros auxilios y seguridad.
Confirma permisos, electricidad y agua como mínimo 3 o 4 semanas antes. Los puestos, máquinas de café, altavoces y otros equipos dependen de esas comprobaciones.
Pide las inscripciones y preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, por ejemplo 10 días antes. Así puedes asignar voluntarios y comunicar a cada vendedor dónde debe colocarse.
Prepara cajas registradoras, cambio y cajeros automáticos el día anterior. Cuenta el cambio por caja y prueba los cables alargadores, regletas, máquinas de café y altavoces antes de abrir.
Haz la inspección del recinto entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público. Comprueba carpas, mesas, señalización, rutas, enchufes, agua y el material de primeros auxilios antes de recibir a los proveedores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de agricultores?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la fecha, la ubicación, los permisos, los proveedores y el plano. Deja la compra y la preparación final para los últimos 2 o 3 días.
¿Cuándo hay que enviar el plano a los vendedores del mercado?: Envíalo cuando las inscripciones estén cerradas y, preferiblemente, al menos 7 días antes del mercado. Incluye la ubicación del puesto, la hora de llegada y las instrucciones de carga y descarga.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de agricultores?: Asigna como mínimo una persona para recibir a los proveedores, otra para información y una más para incidencias o reposición por cada 20 a 30 puestos. Ajusta la cifra si el recinto tiene varias entradas o zonas separadas.
¿Cuándo hay que comprobar el pronóstico del tiempo?: Revísalo 72 horas antes y de nuevo la tarde anterior. Con esa información puedes confirmar carpas, proteger mesas y equipos, ajustar la señalización y avisar a proveedores si cambia la previsión.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.