Boerenerfmarkt organiseren: checklist en planning
Een boerenerfmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen neerzetten. Je regelt tegelijk marktkramers, bezoekersstromen, eten, drinken, betalingen en de veiligheid op het erf. Begin met datum, openingstijden en aanmeldingen; werk daarna toe naar een duidelijke plattegrond en een gecontroleerde voorraad. De laatste dag draait vooral om maaien, schoonmaken, koelen en materialen op tijd naar het erf brengen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Marktkramers benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
Reserveringen maken
Plattegrond van het erf maken
2 personen
Marktkramen indelen
2 personen
Verkeersroute bepalen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Brandblussers controleren
Toiletten controleren
Weersverwachting controleren
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Kassa's voorbereiden
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Koffie- en theeset klaarzetten
2 personen
Kramen schoonmaken
4 personen
Materialen naar het erf brengen
4 personen
Terrein maaien en vrijmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
3 personen
Dierenverblijven opzetten
4 personen
Dierenverzorging klaarzetten
2 personen
Kraamindeling controleren
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Borden en routepijlen plaatsen
3 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Buffet en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Toiletten bevoorraden
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Leveranciers ontvangen
3 personen
Marktkramers laten inrichten
3 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen
Event
Bezoekers welkom heten
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Marktkramers ondersteunen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Dieren voeren
2 personen
Dierenverblijven controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Tafels schoon en vrij houden
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Marktkramers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Dieren terugbrengen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tenten en kramen afbreken
6 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Verlichting en kabels opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Voorraad controleren
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
Leveranciersmateriaal retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 18
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Krukkenaantal 12
- Kassa-tafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
- Tafelkledenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbare kommenaantal 100
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 100
- Messenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Lepelsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Serveerschalenaantal 16
- Thermoskannenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Inductiekookplatenaantal 2
- Koelboxenaantal 8
- Voedselbakken met dekselaantal 12
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Batterijlampenaantal 16
- Mobiele betaalterminalsaantal 2
- Kassa'saantal 2
- Portofoonsaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- LED-bouwlampenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Strobalenaantal 20
- Bloempottenaantal 16
- Krijtbordenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 30
- Tafelnummersaantal 20
Dieren
- Dierenpanelenaantal 18
- Wateremmersaantal 8
- Voerbakkenaantal 8
- Hooiruivenaantal 4
- Drinkwaterbakkenaantal 8
- Hekdoekenaantal 10
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Afzetlintaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 12
- Antislipmattenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Emmersaantal 8
- Dweilenaantal 6
- Bezemsaantal 6
- Blik en vegeraantal 6
- Sponzenaantal 12
- Afwasteiltjesaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 8
- Papieren handdoekdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de plattegrond uiterlijk één week vooraf. Teken marktkramen, partytenten, kassa’s, toiletten, stroompunten en de verkeersroute in, zodat leveranciers niet op aankomsttijd nog moeten zoeken.
- Bevestig leveranciers en marktkramers uiterlijk drie dagen voor de markt. Controleer tegelijk dieetwensen, reserveringen en het aantal tafels, stoelen en kramen dat werkelijk nodig is.
- Test stroom en apparatuur minimaal één dag vooraf. Controleer verlengkabels, koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen en inductiekookplaten voordat eten en drinken op het erf staan.
- Tel servies en voorraad de avond ervoor opnieuw. Zet herbruikbare borden, kommen, bekers, bestek, serveerschalen en voedselbakken apart per uitgiftepunt; zo ontdek je tekorten nog vóór de opening.
- Plan de terreinronde op de ochtend zelf. Maai en maak het erf vrij, zet bewegwijzering neer, controleer brandblussers en toiletten en volg de weersverwachting voordat je tenten en tafels definitief plaatst.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik marktkramers benaderen voor een boerenerfmarkt?
- Benader marktkramers bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de markt. Verwerk de aanmeldingen daarna wekelijks en stuur uiterlijk 3 dagen vooraf een bevestiging met openingstijd, route en standplaats.
- Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een boerenerfmarkt?
- Reken op 6 tot 8 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, leveranciers en reserveringen. Reserveer daarnaast minimaal 1 volledige dag voor terrein, materialen, voorraad en techniek; op de ochtend zelf heb je vaak nog 3 tot 4 uur nodig.
- Wanneer controleer ik stroom, toiletten en brandblussers?
- Controleer stroompunten, verlengkabels, toiletten en brandblussers uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de ochtend van de markt nog een korte ronde van ongeveer 30 minuten, vooral na regen of verplaatsingen.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een boerenerfmarkt?
- Gebruik het verwachte bezoekersaantal als basis en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel extra water, koffie en thee mee wanneer bezoekers langer blijven; koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!