Zo organiseer je een boekpresentatie

Begin met het programma en de datum, en leg daarna direct de locatie, auteur en spreker vast. Werk vervolgens naar buiten toe: nodig gasten en pers uit, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen. In de laatste week controleer je de boekenvoorraad, presentatiebestanden, betaalmogelijkheden en techniek. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: locatie openen, stoelen en tafels plaatsen, apparatuur testen en de presentatie- en verkooptafel gereedmaken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Auteur en spreker bevestigen
4
Boekvoorraad bestellen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Persuitnodiging versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma online publiceren
11
Boekverkoop voorbereiden
2 personen
12
Betaalmogelijkheden controleren
13
Presentatiebestanden verzamelen
14
Techniek testen
2 personen
15
Aanmeldingen bevestigen
16
Cateringhoeveelheden bepalen
17
Boeken en materialen controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Boeken klaarleggen
2 personen
21
Locatiesleutels ophalen
22
Locatie openen
2 personen
23
Ruimtes controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Presentatietafel inrichten
2 personen
26
Boekentafel inrichten
2 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Cateringtafel inrichten
3 personen
29
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
30
Hapjes klaarzetten
2 personen
31
Decoratie ophangen
2 personen
32
Techniek aansluiten
2 personen
33
Presentatie testen
2 personen
34
Team kort instrueren
3 personen

Event

35
Registratiebalie bemannen
2 personen
36
Gasten ontvangen
3 personen
37
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
38
Programma aankondigen
39
Auteur introduceren
40
Boekpresentatie begeleiden
41
Microfoon doorgeven
42
Vragen uit het publiek verzamelen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Hapjes aanvullen
2 personen
45
Boeken verkopen
2 personen
46
Boeken laten signeren
2 personen
47
Fotomoment begeleiden
48
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

49
Overgebleven boeken tellen
2 personen
50
Servies verzamelen
3 personen
51
Afval verzamelen
3 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
53
Techniek afkoppelen
2 personen
54
Decoratie verwijderen
2 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Ruimte schoonmaken
3 personen
57
Voorraad inpakken
2 personen
58
Locatie afsluiten
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Overgebleven boeken opslaan
61
Onkosten en verkoop afronden
62
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 85
Tafelsaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Krukkenaantal 4
Boekenkastenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 90
Bordenaantal 90
Vorkenaantal 90
Lepelsaantal 90
Kannenaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Projectiescherm
Beamer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
IJsboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Boekpostersaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 10
Bloemstukkenaantal 4
Pijlbordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Boekverkoop

Boekenaantal 100
Betaalterminal
Contantgeldkist
Prijskaartjesaantal 4
Boekentassenaantal 100

Registratie

Aanwezigheidslijstenaantal 4
Naamstickersaantal 100
Balpennenaantal 20
Programmakaartenaantal 100
Clipboardsaantal 4

Presentatie

Spreektafel
Boekenleggersaantal 150
Notitieblokkenaantal 20
Pennen voor signerenaantal 12
Presentatieafstandsbediening

Schoonmaak

Handvegersaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Plan een duidelijke tijdlijn met ontvangst, presentatie, vragen en boekverkoop. Deel het programma uiterlijk enkele weken vooraf online, zodat gasten weten wanneer ze moeten komen en hoe lang het duurt.
Reserveer de locatie pas definitief nadat je weet hoeveel gasten je verwacht. Controleer of er ruimte is voor stoelen, een presentatietafel, boekvoorraad en een aparte plek voor koffie en drank.
Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons minstens 24 uur vooraf op de exacte opstelling. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en werk kabels weg met kabelmatten.
Bestel boeken met een marge boven het aantal bevestigde gasten. Controleer de voorraad bij binnenkomst en leg boeken, boekposters en betaalmogelijkheden vóór de inloop op één verkooptafel klaar.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bepaal de cateringhoeveelheden pas nadat de bevestigingen binnen zijn. Zet dranken kort voor de ontvangst koud en maak koffie en thee klaar met voldoende kopjes, glazen en kannen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boekpresentatie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en bevestig auteur en spreker; verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk.
Hoeveel boeken moet je bestellen voor een boekpresentatie?: Gebruik het aantal bevestigde gasten als basis en bestel ongeveer 10 tot 20 procent extra. Zo heb je bij 50 bevestigde gasten circa 55 tot 60 boeken zonder een grote overvoorraad.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een boekpresentatie versturen?: Stuur de uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en een bevestiging ongeveer 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst. Verstuur de persuitnodiging tegelijk met de eerste uitnodigingen, zodat media tijd hebben om te reageren.
Wanneer test je de techniek voor een boekpresentatie?: Test de volledige presentatie en geluidsopstelling uiterlijk 24 uur vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Reserveer op de dag zelf minstens 45 minuten voor het plaatsen en controleren van apparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.