Checklist pour organiser une présentation de livre

Une présentation de livre réussie repose sur un enchaînement précis : confirmer les intervenants, réserver le lieu, inviter le public, puis préparer l’accueil et la vente. Commence par fixer la date et le programme, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, tester le matériel et vérifier les livres. Le jour même, prévois assez de temps pour récupérer les clés, installer les tables et les chaises, puis aménager l’espace de présentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer l’auteur et l’intervenant
Commander le stock de livres
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations presse
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme en ligne
Préparer la vente de livres
2 personnes
Vérifier les moyens de paiement
Rassembler les fichiers de présentation
Tester la technique
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Déterminer les quantités de catering
Vérifier les livres et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les livres
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Briefer rapidement l’équipe
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Annoncer le programme
Présenter l’auteur
Animer la présentation du livre
Passer le micro
Recueillir les questions du public
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vendre des livres
2 personnes
Faire dédicacer les livres
2 personnes
Animer le moment photo
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Compter les livres restants
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les livres restants
Clôturer les dépenses et les ventes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 85
Tablesqté 10
Nappesqté 10
Tabouretsqté 4
Bibliothèquesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 90
Assiettesqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Carafesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Écran de projection
Vidéoprojecteur
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs à glaceqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Affiches de livreqté 6
Décorations de tableqté 10
Compositions floralesqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Vente de livres

Livresqté 100
Terminal de paiement
Caisse d'espèces
Étiquettes de prixqté 4
Sacs à livresqté 100

Inscription

Listes de présenceqté 4
Étiquettes nominativesqté 100
Stylos à billeqté 20
Cartes du programmeqté 100
Presse-papiersqté 4

Présentation

Table de prise de parole
Marque-pagesqté 150
Blocs-notesqté 20
Stylos pour signatureqté 12
Télécommande de présentation

Nettoyage

Balais à mainqté 2
Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Commande les livres dès que le stock nécessaire est connu, et vérifie la livraison quelques jours avant l’événement. Prépare aussi une réserve pour les ventes spontanées.
Envoie les invitations et les invitations presse séparément, puis confirme les inscriptions quelques jours avant la rencontre. Ce rappel permet d’ajuster les quantités de catering et de recueillir les besoins alimentaires oubliés.
Teste les microphones, les haut-parleurs, l’ordinateur, l’écran et le vidéoprojecteur au moins 24 heures avant. Prévois les rallonges, multiprises et passe-câbles nécessaires pour éviter une installation improvisée.
Prépare la vente avant l’ouverture : livres regroupés, prix clairement affichés et moyens de paiement vérifiés. Une table dédiée évite de mélanger les achats avec l’accueil ou la présentation.
Mets les boissons au frais avant l’arrivée du public et installe tasses, verres, assiettes et couverts à proximité du service. Le jour même, garde au moins 60 à 90 minutes pour ouvrir le lieu, vérifier les espaces et installer le mobilier.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une présentation de livre ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer l’auteur et l’intervenant, commander les livres, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Quand faut-il confirmer les inscriptions à une présentation de livre ?: Fais une première vérification environ 7 jours avant, puis une dernière confirmation 2 à 3 jours avant. Utilise le nombre final pour déterminer le catering et les besoins en chaises, verres et tasses.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réserve au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités. Ce temps couvre la récupération des clés, l’ouverture, la vérification des espaces, l’installation des tables et des chaises et le test technique.
Que faut-il vérifier avant la vente de livres le jour même ?: Vérifie les quantités de livres, l’emplacement de la table, les prix et les moyens de paiement au moins 30 minutes avant l’ouverture. Garde les exemplaires de réserve à portée de main pour réapprovisionner rapidement.

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