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Buchpräsentation organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Buchpräsentation wirkt erst dann souverän, wenn Programm, Technik und Buchverkauf ineinandergreifen. Plane zuerst Datum, Location sowie Autor und Sprecher und verschicke danach Einladungen und Presseinformationen. In den letzten Tagen prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Präsentationsdateien, Bücher und Bezahlmöglichkeiten. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Techniktest, Getränke und der Präsentationstisch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Autor und Sprecher bestätigen

  • Buchbestand bestellen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Presseeinladung versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm online veröffentlichen

  • Buchverkauf vorbereiten

    2 Personen

  • Bezahlmöglichkeiten prüfen

  • Präsentationsdateien zusammentragen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Cateringmengen festlegen

  • Bücher und Materialien kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Bücher bereitlegen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Büchertisch einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Team kurz einweisen

    3 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Autor vorstellen

  • Buchpräsentation begleiten

  • Mikrofon weitergeben

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Bücher verkaufen

    2 Personen

  • Bücher signieren lassen

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Verbliebene Bücher zählen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Vorrat einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Bücher aufbewahren

  • Ausgaben und Verkauf abschließen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 85
  • TischeAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 10
  • HockerAnz. 4
  • BücherregaleAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • GläserAnz. 90
  • TellerAnz. 90
  • GabelnAnz. 90
  • LöffelAnz. 90
  • KannenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Projektionsleinwand
  • Beamer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

  • BuchposterAnz. 6
  • TischdekorationenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Buchverkauf

  • BuchungenAnz. 100
  • Kartenterminal
  • Bargeldkasse
  • PreisschilderAnz. 4
  • BüchertaschenAnz. 100

Registrierung

  • AnwesenheitslistenAnz. 4
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • KugelschreiberAnz. 20
  • ProgrammkartenAnz. 100
  • KlemmbretterAnz. 4

Präsentation

  • Rednertisch
  • LesezeichenAnz. 150
  • NotizblöckeAnz. 20
  • Stifte zum SignierenAnz. 12
  • Präsentationsfernbedienung

Reinigung

  • HandfegerAnz. 2
  • MülleimerAnz. 6
  • WischsetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

  • Lege das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Gäste die Dauer einplanen und du weißt früh, ob Lesung, Gespräch und Buchverkauf zeitlich zusammenpassen.
  • Bestelle den Buchbestand nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere Bücher und Materialien spätestens einige Tage vorher und lege die Exemplare für den Verkauf vor Beginn griffbereit.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone vor dem Einlass. Plane zusätzlich Verlängerungskabel und Kabelmatten ein, damit keine Kabel in Laufwegen liegen.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Präsentation. Danach kannst du Cateringmengen festlegen und fehlende Getränke oder Geschirrteile gezielt einkaufen.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für das Öffnen der Location, die Raumkontrolle, Tische und Stühle sowie den Präsentationstisch ein. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt und Bücher sichtbar bereitgelegt sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Buchpräsentation organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Autor oder Sprecher, Buchbestand und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann verschickt man Einladungen zu einer Buchpräsentation?
Verschicke persönliche Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und die Presseeinladung mindestens 2 Wochen vor der Veranstaltung. Eine Anmeldebestätigung kannst du 3 bis 5 Tage vorher senden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Buchpräsentation?
Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Präsentationstisch, Dekoration, Technik und Raumkontrolle ein. Der Techniktest sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wie viele Bücher sollte ich für den Verkauf bereitlegen?
Richte dich zunächst nach den bestätigten Anmeldungen und plane zusätzlich etwa 10 bis 20 Prozent Reserve ein. Kontrolliere den Bestand spätestens 3 Tage vorher und prüfe auch die Bezahlmöglichkeiten.

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