Checklist para organizar una presentación de libro

Una presentación de libro necesita más coordinación de la que parece: autor, ponente, asistentes, ejemplares, prensa, técnica y catering deben encajar en un mismo horario. Esta checklist reúne 62 tareas y 53 materiales para preparar el acto paso a paso, desde fijar la fecha hasta abrir el recinto. También te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde, como los archivos de la presentación, los métodos de pago o la confirmación final de asistentes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar autor y ponente
Pedir stock de libros
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Enviar invitación a la prensa
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa en línea
Preparar la venta de libros
2 personas
Comprobar métodos de pago
Recopilar los archivos de la presentación
Probar la técnica
2 personas
Confirmar inscripciones
Determinar las cantidades del catering
Comprobar libros y materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los libros
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Instruir brevemente al equipo
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Anunciar el programa
Presentar al autor
Guiar la presentación del libro
Pasar el micrófono
Recopilar preguntas del público
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vender libros
2 personas
Hacer firmar libros
2 personas
Coordinar el momento de fotos
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Contar los libros restantes
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Empaquetar el material
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los libros sobrantes
Cerrar gastos y ventas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 85
Mesascant. 10
Mantelescant. 10
Taburetescant. 4
Estanteríascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 90
Platoscant. 90
Tenedorescant. 90
Cucharascant. 90
Jarrascant. 8
Bandejas de servircant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Portátil
Pantalla de proyección
Proyector
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Cajas de hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cucharones de servircant. 6

Decoración

Pósters de libroscant. 6
Decoraciones de mesacant. 10
Arreglos floralescant. 4
Carteles direccionalescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Catering

Compras

Venta de libros

Libroscant. 100
Terminal de pago
Caja para efectivo
Etiquetas de preciocant. 4
Bolsas para libroscant. 100

Registro

Listas de asistenciacant. 4
Pegatinas con nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20
Tarjetas del programacant. 100
Portapapelescant. 4

Presentación

Mesa de oradores
Marcapáginascant. 150
Bloc de notascant. 20
Bolígrafos para firmarcant. 12
Mando de presentación

Limpieza

Escobas de manocant. 2
Papelelerascant. 6
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el programa, el lugar, el autor y el ponente con varias semanas de margen. Sin esas confirmaciones no podrás enviar invitaciones ni publicar un horario fiable.
Pide los libros antes de anunciar la venta y comprueba el stock al recibirlo. Reserva además una mesa y un sistema de cobro probado; preparar solo los ejemplares no basta.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables y regletas. Comprueba también que los cables no atraviesen zonas de paso.
Cierra las inscripciones entre 48 y 72 horas antes para calcular sillas, café, bebidas y comida. Usa ese momento para recoger preferencias dietéticas y ajustar las cantidades del catering.
El día del acto llega con 60-90 minutos de antelación. Primero recoge las llaves y revisa los espacios; después coloca mesas y sillas, monta la mesa de presentación, enfría las bebidas y prepara los libros.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una presentación de libro?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, confirmar al autor y preparar las invitaciones. Deja las confirmaciones finales, el catering y la prueba técnica para los últimos 3 días.
¿Cuándo hay que pedir los libros para una presentación?: Pide el stock al menos 2 o 3 semanas antes del evento, especialmente si habrá venta. Comprueba las cantidades y prepara los ejemplares entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuántas bebidas y porciones de catering necesito?: Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y añade aproximadamente un 10 % de margen. Cierra el número definitivo entre 48 y 72 horas antes, después de recoger las preferencias dietéticas.
¿Cuánto antes hay que probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela al abrir el recinto. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables y regletas en la misma configuración que usarás durante el acto.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.