Boodschappenlijst voor een boekpresentatie

Voor een boekpresentatie heb je meer nodig dan alleen exemplaren van het boek. Gasten moeten binnenkomen, zitten, luisteren, iets kunnen drinken en het boek eenvoudig kunnen bekijken of kopen. Denk daarom naast catering ook aan naamkaartjes, programma’s, een ingerichte boekentafel en geteste presentatieapparatuur. Met deze boodschappenlijst zie je welke spullen je vooraf moet regelen en waar aantallen afhangen van het aantal gasten, sprekers en verkochte boeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Tafelkleedtafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Spreekstoel

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Catering

Koffiethermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Boodschappen
- Koffiebonen - 3 pakken
- Theezakjes - 4 dozen
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 3 liter
- Suiker - 1 kilogram
- Zoetjes - 1 doos
- Spa Blauw - 60 flesjes
- Spa Rood - 24 flesjes
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrije bubbels - 8 flessen
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Bier - 48 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Mini sandwiches kaas - 30 stuks
- Mini sandwiches ham - 30 stuks
- Mini sandwiches hummus - 20 stuks
- Mini sandwiches eiersalade - 20 stuks
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 3 bakjes
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 40 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Gezouten noten - 3 zakken
- Olijven - 3 potten
- Kaasblokjes - 2 kilogram
- Toastjes - 6 pakken
- Hummus - 4 bakjes
- Roomkaas - 3 kuipjes
- Mayonaise - 1 pot
- Mosterd - 1 pot
- Ketchup - 1 fles
- Koekjes - 6 pakken
- Appeltaart - 4 taarten
- Glutenvrije koekjes - 2 pakken
- Vegan gebak - 2 dozen
- Papieren servetten - 200 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Vloeibare handzeep - 4 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Sponsjes - 6 stuks
- Vuilniszakken - 40 stuks

Decoratie

Boekdisplaystandaardsaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Tafelnummersaantal 8
Richtingsbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Sierlintaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Tips

Reken per gast op één stoel, één waterglas en minimaal één kopje voor koffie of thee. Leg voor de catering ongeveer 10% extra servies klaar, zodat een gevallen of vergeten item niet direct een probleem wordt.
Bestel de boeken ruim vóór de bijeenkomst en tel de verkoopvoorraad apart van de presentatie-exemplaren. Houd daarnaast signeermateriaal klaar bij de boekentafel, zodat de schrijver na afloop niet hoeft te zoeken.
Test laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en luidsprekers uiterlijk één dag vooraf samen. Neem minstens één reserve-HDMI-kabel en voldoende verlengkabels mee; aansluitingen op locatie blijken vaak anders te liggen dan verwacht.
Maak naamkaartjes voor alle aangemelde gasten en sprekers en print per deelnemer één programma. Print daarnaast ongeveer 10% extra exemplaren voor onverwachte bezoekers of beschadigde programma’s.
Zet ontvangstbalie, boekentafel en bewegwijzering vóór de gasten komen klaar. Plaats richtingsborden vanaf de ingang en leg boeken, displaystandaards en tafelnummers zo neer dat de verkooptafel niet de doorgang blokkeert.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een boekpresentatie?: Voorzie één stoel per aangemelde gast en tel de sprekers en presentator mee. Bestel of zet 5 tot 10% extra stoelen klaar; bij 40 gasten zijn dat bijvoorbeeld 42 tot 44 stoelen.
Hoeveel boeken moet ik bestellen voor een boekpresentatie?: Neem het verwachte aantal kopers als basis en houd daarnaast minstens 2 presentatie-exemplaren apart. Voeg bij een eerste inschatting 10 tot 20% verkoopreserve toe, zodat je niet direct uitverkocht bent bij extra bezoekers.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig per gast?: Reken voor een bijeenkomst van ongeveer 2 uur op 2 kopjes koffie of thee per gast, plus één extra kan per 10 gasten. Voor 50 gasten betekent dat ongeveer 100 kopjes en 5 extra kan-equivalenten aan reserve.
Wanneer moet ik de techniek voor een boekpresentatie testen?: Test alle apparatuur uiterlijk één dag vooraf en controleer op de locatie nogmaals minimaal 2 uur vóór aanvang. Sluit laptop, projector, scherm, microfoon en luidsprekers samen aan; zo ontdek je tijdig ontbrekende kabels of stroompunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.