Que faut-il prévoir pour une présentation de livre ?

Pour une présentation de livre, les achats ne se limitent pas aux exemplaires à vendre. Il faut aussi prévoir l’accueil, le café, l’eau, la collation, la dédicace et le matériel de présentation. Comptez la vaisselle sur la base du nombre d’inscrits, avec une petite marge pour les imprévus. Les éléments souvent oubliés sont les câbles, les rallonges, les badges, les supports pour exposer les livres et les boissons sans alcool.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Tables nappéesqté 2
Porte-manteauxqté 2
Pupitre

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Catering

Thermos à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 3
Courses
- Grains de café - 3 paquets
- Sachets de thé - 4 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bulles sans alcool - 8 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Mini-sandwichs au fromage - 30 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 30 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 20 pièces
- Mini sandwiches à la salade aux œufs - 20 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 barquettes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix salées - 3 sachets
- Olives - 3 bocaux
- Dés de fromage - 2 kilogrammes
- Toasts - 6 paquets
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 barquettes
- Mayonnaise - 1 pot
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Biscuits - 6 paquets
- Tarte aux pommes - 4 tartes
- Biscuits sans gluten - 2 paquets
- Pâtisseries véganes - 2 boîtes
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Sacs-poubelle - 40 pièces

Décoration

Présentoirs pour livresqté 4
Compositions floralesqté 4
Numéros de tableqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Badges nominatifsqté 60
Ruban décoratifqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Conseils

Prévoyez une tasse à café et un verre à eau par invité attendu, puis ajoutez environ 10 % de marge. Pour 40 personnes, cela représente 44 tasses et 44 verres.
Pour une rencontre d’une à deux heures, comptez deux boissons chaudes par personne si un café ou un thé est servi à l’accueil et pendant les échanges. Préparez-les dans des thermos plutôt que de remplir les tasses à l’avance.
Achetez les livres et le matériel de dédicace au moins 7 jours avant la date prévue. Cette marge permet de vérifier les quantités, de préparer la table de vente et de gérer une livraison incomplète.
Réunissez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le micro, les haut-parleurs et le cliqueur au même endroit au moins 48 heures avant l’événement. Testez aussi le câble HDMI, les rallonges et les multiprises avec le matériel réellement utilisé.
Prévoyez les badges nominatifs, les programmes imprimés et les panneaux directionnels avant l’installation du lieu. Pour 40 invités, imprimez environ 44 programmes et préparez quelques badges vierges pour les arrivées de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de livres prévoir pour une présentation de livre ?: Prévoyez d’abord un exemplaire pour chaque vente attendue, puis ajoutez une réserve de 10 à 20 %. Pour 30 ventes estimées, commandez donc environ 33 à 36 livres, en tenant compte des exemplaires destinés à la présentation et à la dédicace.
Quelle quantité de café et de thé faut-il pour 40 personnes ?: Comptez environ 2 boissons chaudes par personne pour une rencontre d’une à deux heures, soit 80 tasses pour 40 invités. Prévoyez aussi de l’eau en continu et gardez une petite réserve de café ou de thé pour les intervenants.
Quand acheter le matériel pour une présentation de livre ?: Achetez les livres, les fournitures de dédicace et les articles personnalisés au moins 7 jours avant. Vérifiez le matériel technique 48 heures avant et faites les courses périssables la veille ou le matin même.
Combien de vaisselle faut-il prévoir par invité ?: Prévoyez au minimum une tasse, un verre à eau, une assiette et une fourchette par personne, avec 10 % de réserve. Pour 40 invités, cela signifie 44 pièces de chaque type, sans compter les cuillères et les couverts de service.

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