Wat heb je nodig voor een boekenvakcongres?

Een boekenvakcongres vraagt om meer dan stoelen en een projector. Je hebt spullen nodig voor registratie, presentaties, pauzes, diner, garderobe en duidelijke bewegwijzering. Stem aantallen af op het definitieve deelnemersaantal en tel voor sprekers en techniek een reserve mee. Gebruik deze boodschappenlijst naast het programma, de zaalindeling en de bevestiging van de catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Congrestafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4
Wifi-hotspot

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Diepe bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Chafing dishesaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Schaaltjes voor dieetmaaltijdenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Naambadgehoudersaantal 120
Boekentafeldisplaysaantal 6
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Programmaboekjesaantal 120
Statafelrokkenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 6 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 1 kilo
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Groene thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Chocolademelk - 10 liter
- Halfvolle melk - 20 liter
- Havermelk - 10 liter
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 300 stuks
- Honing - 2 potten
- Citroenen - 20 stuks
- Plat water - 80 flessen
- Bruisend water - 80 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Ginger ale - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener - 96 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mini croissants - 120 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 100 stuks
- Volkoren broodjes - 120 stuks
- Witte broodjes - 80 stuks
- Volkoren wraps - 60 stuks
- Roomkaas - 3 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommers - 20 stuks
- Tomaten - 4 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Kruidenboter - 2 kilo
- Roomboter - 2 kilo
- Yoghurt - 10 liter
- Muesli - 4 kilo
- Vers fruit - 15 kilo
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 8 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Gemengde noten - 4 kilo
- Glutenvrije crackers - 8 pakken
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Veganistische broodjes - 30 stuks
- Veganistische wraps - 20 stuks
- Glutenvrije dinermaaltijden - 8 stuks
- Vegetarische dinermaaltijden - 25 stuks
- Veganistische dinermaaltijden - 15 stuks
- Gemengde salade - 12 kilo
- Pastasalade - 12 kilo
- Aardappelsalade - 10 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Tomatensaus - 8 liter
- Parmezaanse kaas - 2 kilo
- Brood - 20 stuks
- Dessertgebak - 120 porties
- Veganistisch dessert - 15 porties
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Servetten - 500 stuks
- Koffiefilters - 200 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Kruidenmix - 4 potjes
- Zout - 2 pakken
- Zwarte peper - 2 potjes
- Olijfolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende handgel - 10 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks

Tips

Tel stoelen, waterglazen en dinerborden op basis van het definitieve aantal deelnemers en voeg voor sprekers, organisatie en onverwachte gasten ongeveer 10% reserve toe.
Controleer HDMI-kabels en HDMI-adapters minstens 2 dagen vooraf met de laptop en projector. Neem per presentatieruimte minimaal 1 reserveadapter mee.
Plan bij registratie minstens 2 registratietafels als er meer dan 50 deelnemers zijn. Leg naamkaartjes, programmafolders en een deelnemerslijst vooraf per alfabetische volgorde klaar.
Voor een congresdag met meerdere presentaties zijn 2 draadloze microfoons praktisch: één voor de spreker en één voor vragen uit de zaal. Test ze vóór ontvangst van de deelnemers.
Zet powerbanks, een wifi-hotspot, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor apart. Deze spullen worden vaak pas gemist wanneer een presentatie of registratie al bezig is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een boekenvakcongres?: Reken 1 stoel per deelnemer, spreker en medewerker die in de zaal zit. Bestel of zet ongeveer 10% extra klaar; bij 100 deelnemers zijn dat circa 110 stoelen.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een congres?: Voor één congreszaal zijn meestal 2 draadloze microfoons voldoende: één voor de spreker en één voor vragen uit de zaal. Bij parallelle sessies heb je per extra zaal minimaal 1 extra microfoon nodig.
Hoeveel glazen en servies moet ik meenemen naar een boekenvakcongres?: Tel per deelnemer 1 waterglas, 1 dinerbord, 1 diep bord, 1 dessertbord en 1 bestekset als er een volledige maaltijd is. Voeg 10% reserve toe; voor 100 deelnemers betekent dat 110 stuks per soort.
Wanneer moet ik de congresbenodigdheden controleren?: Controleer techniek, kabels, adapters, servies en meubilair uiterlijk 2 dagen voor het congres. Leg presentatiemateriaal, bewegwijzering en een geprinte versie van het draaiboek de dag ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.