Que prévoir pour un congrès du livre ?

Un congrès du livre demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, les espaces d’intervention, les pauses, le repas et tout le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste rassemble le mobilier, l’équipement technique, la vaisselle et les supports à acheter ou à apporter. Vérifiez les quantités à partir du nombre définitif d’inscrits, des intervenants et du programme.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables de congrèsqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Éléments de podiumqté 4
Table de prise de parole
Portantsqté 3
Tabouretsqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes creusesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Bains-marieqté 8
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Coupelles pour repas diététiquesqté 12

Décoration

Nappesqté 20
Supports de badges nominatifsqté 120
Présentoirs pour table de livresqté 6
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Housses de mange-deboutqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 6 kilos
- Café décaféiné - 1 kilo
- Thé noir - 200 sachets
- Thé vert - 100 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Lait chocolaté - 10 litres
- Lait demi-écrémé - 20 litres
- Lait d’avoine - 10 litres
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 300 pièces
- Miel - 2 pots
- Citron - 20 pièces
- Eau plate - 80 bouteilles
- Eau pétillante - 80 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ginger ale - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini croissants - 120 pièces
- Mini petits pains au chocolat - 100 pièces
- Petits pains complets - 120 pièces
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Wraps complets - 60 pièces
- Fromage frais - 3 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Roquette - 1 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Beurre doux - 2 kilo
- Yaourt - 10 litres
- Muesli - 4 kilo
- Fruits frais - 15 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Noix mélangées - 4 kilos
- Crackers sans gluten - 8 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwichs végétaliens - 30 pièces
- Wraps végétaliens - 20 pièces
- Repas du soir sans gluten - 8 pièces
- Repas végétariens pour le dîner - 25 pièces
- Repas de dîner végétaliens - 15 pièces
- Salade composée - 12 kilos
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Salade de pommes de terre - 10 kilos
- Pâtes - 8 kilos
- Sauce tomate - 8 litres
- Parmesan - 2 kilos
- Pain - 20 pièces
- Pâtisseries de dessert - 120 portions
- Dessert vegan - 15 portions
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Mélange d’épices - 4 pots
- Sel - 2 paquets
- Poivre noir - 2 petits pots
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 10 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces

Conseils

Prévoyez une chaise par participant attendu, puis ajoutez quelques places pour les intervenants et les retardataires. Pour l’accueil, installez au moins deux tables d’inscription afin d’éviter une file au début du congrès.
Pour chaque présentation, prévoyez un ordinateur portable, un projecteur, un écran et un cliqueur. Ajoutez au minimum deux câbles HDMI, plusieurs adaptateurs et une rallonge de secours : ce sont les éléments souvent oubliés le jour J.
Comptez au moins un microphone sans fil pour les échanges avec la salle et un pied de micro pour les prises de parole fixes. Testez les haut-parleurs, la table de mixage et tous les branchements avant l’arrivée des intervenants.
Pour une pause café, prévoyez une tasse et un verre à eau par personne, avec environ 10 % de marge. Pour un dîner, comptez une assiette, des couverts et un verre par convive, plus une petite réserve pour les changements de dernière minute.
Imprimez les badges, les programmes, la signalisation et le déroulé avant le congrès. Gardez une marge d’environ 5 % pour les inscriptions tardives, les erreurs d’impression et les badges à refaire.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès du livre ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de places supplémentaires. Cette marge couvre les intervenants, les invités ajoutés tardivement et les participants qui arrivent sans inscription préalable.
Quel matériel technique faut-il pour les présentations ?: Prévoyez un ordinateur portable, un projecteur, un écran de projection, un cliqueur et les câbles nécessaires. Ayez au moins deux adaptateurs HDMI, une rallonge et une multiprise de secours, puis testez tout la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture.
Combien de verres et de tasses prévoir pour un congrès ?: Comptez une tasse à café et un verre à eau par personne pour la pause, avec 10 % de réserve. Si un dîner est prévu, ajoutez un verre à vin, une assiette et un couvert par convive, en prévoyant aussi quelques pièces supplémentaires.
Quand imprimer les badges et les programmes ?: Imprimez les badges, les programmes et la signalisation après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant le congrès. Gardez environ 5 % d’exemplaires vierges ou supplémentaires pour les dernières modifications.

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