Qué necesitas comprar para un congreso del sector del libro

Organizar un congreso del sector del libro requiere más que reservar salas y confirmar ponentes. Para el día del evento necesitarás preparar acreditaciones, programa impreso, señalización, material técnico y servicio de comidas para participantes y ponentes. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar, desde cables y adaptadores hasta vajilla para la pausa del café y la cena. Calcula las cantidades según el número final de inscritos y añade un margen para pérdidas o asistentes de última hora.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesas para congresocant. 12
Mesas de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Piezas de escenariocant. 4
Mesa de oradores
Percheroscant. 3
Taburetescant. 8

Equipo

Portátilcant. 2
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4
Punto de acceso Wi-Fi

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 120
Platos hondoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Chafing dishescant. 8
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para comidas dietéticascant. 12

Decoración

Mantelescant. 20
Portanombrescant. 120
Expositores de mesa para libroscant. 6
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladores para pizarracant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Programascant. 120
Fundas para mesas altascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces decorativascant. 10

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 6 kilo
- Café descafeinado - 1 kilo
- Té negro - 200 bolsas
- Té verde - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Leche con chocolate - 10 litros
- Leche semidesnatada - 20 liter
- Leche de avena - 10 liter
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 300 unidades
- Miel - 2 tarros
- Limones - 20 unidades
- Agua sin gas - 80 botellas
- Agua con gas - 80 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Ginger ale - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 96 botellines
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini bollos de chocolate - 100 unidades
- Panecillos integrales - 120 unidades
- Panecillos blancos - 80 unidades
- Wraps integrales - 60 unidades
- Queso crema - 3 kilo
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates - 4 kilo
- Rúcula - 1 kilo
- Pimientos - 3 kilo
- Aceitunas - 2 kilos
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Mantequilla - 2 kilos
- Yogur - 10 litros
- Muesli - 4 kilo
- Fruta fresca - 15 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Uvas - 8 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Crackers sin gluten - 8 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Bocadillos veganos - 30 unidades
- Wraps veganos - 20 unidades
- Comidas de cena sin gluten - 8 unidades
- Comidas vegetarianas para la cena - 25 unidades
- Comidas veganas para la cena - 15 unidades
- Ensalada mixta - 12 kilos
- Ensalada de pasta - 12 kilos
- Ensalada de patatas - 10 kilos
- Pasta - 8 kilo
- Salsa de tomate - 8 litros
- Queso parmesano - 2 kilos
- Pan - 20 unidades
- Pasteles de postre - 120 porciones
- Postre vegano - 15 porciones
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Servilletas - 500 unidades
- Filtros de café - 200 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Mezcla de especias - 4 tarros
- Sal - 2 paquetes
- Pimienta negra - 2 botes
- Aceite de oliva - 3 litros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Gel desinfectante para manos - 10 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades

Consejos

Prepara las acreditaciones y el programa con un margen del 5 al 10 % sobre la lista final de participantes. Las etiquetas extra evitan rehacer toda la impresión cuando alguien se inscribe tarde o pierde su tarjeta.
Para cada presentación, lleva al menos un cable HDMI, un adaptador compatible y un alargador de repuesto. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla y el clic de presentación antes de abrir el registro.
Calcula dos vasos de agua por persona para una sesión de mañana y añade uno más si el programa incluye una tarde completa. Coloca el agua también en la mesa de oradores, no solo en la zona de descanso.
Para la pausa del café, cuenta una taza por persona y entre dos y tres consumiciones por asistente durante la primera hora. Reserva bandejas y mesas de buffet suficientes para que el servicio no bloquee la entrada a la sala.
Lleva baterías externas, regletas y cables alargadores aunque el recinto prometa tomas disponibles. Comprueba la conexión al menos 60 minutos antes del comienzo y deja un punto de acceso Wi-Fi preparado si los ponentes dependen de internet.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas copias del programa necesito para un congreso?: Imprime una copia por participante confirmado y añade entre un 5 y un 10 % adicional. Para 200 inscritos, prepara entre 210 y 220 folletos para cubrir inscripciones tardías y copias de reserva.
¿Qué material técnico hace falta para las ponencias?: Como mínimo, prepara un portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, clic de presentación y cables HDMI. Lleva al menos un adaptador HDMI y un cable de repuesto por sala con presentaciones.
¿Cuánta vajilla necesito para la cena del congreso?: Calcula un plato, un plato hondo o de postre según el menú y un juego de cubiertos por comensal, más un 10 % de reserva. Para 100 personas, prepara vajilla y cubiertos para al menos 110 servicios.
¿Cuándo debo preparar las compras del congreso?: Cierra las cantidades definitivas entre 7 y 10 días antes, cuando la lista de participantes y las preferencias dietéticas estén actualizadas. Revisa la entrega de bebidas, comida y material impreso entre 24 y 48 horas antes del inicio.

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