Was du für einen Buchfachkongress brauchst

Für einen Buchfachkongress brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Neben Technik für Vorträge zählen Namensschilder, Programmhefte, Registrierungsmaterial und eine funktionierende Strom- und Internetlösung. Plane Geschirr getrennt für Kaffeepausen, Mittag- oder Abendessen und Getränke. Diese Einkaufsliste hilft dir, die Ausstattung für Bühne, Referierende, Catering und Empfang rechtzeitig zusammenzustellen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
KongresstischeAnz. 12
RegistrierungstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
BühnenelementeAnz. 4
Rednertisch
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4
WLAN-Hotspot

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
Tiefe TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
Schälchen für DiätmahlzeitenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 120
Büchertisch-DisplaysAnz. 6
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-MarkerAnz. 20
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
StehtischhussenAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Kilo
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Kilo
- Schwarzer Tee - 200 Beutel
- Grüner Tee - 100 zakjes
- Kräutertee - 100 Beutel
- Schokomilch - 10 Liter
- Halbfette Milch - 20 Liter
- Hafermilch - 10 Liter
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 300 Stück
- Honig - 2 Gläser
- Zitronen - 20 Stück
- Stilles Wasser - 80 Flaschen
- Sprudelwasser - 80 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Ginger Ale - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pilsener - 96 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Mini-Croissants - 120 Stück
- Mini-Schokobrötchen - 100 Stück
- Vollkornbrötchen - 120 Stück
- Weiße Brötchen - 80 Stück
- Vollkorn-Wraps - 60 Stück
- Frischkäse - 3 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 3 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Gurken - 20 Stück
- Tomaten - 4 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Kräuterbutter - 2 kilo
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Joghurt - 10 Liter
- Müsli - 4 Kilo
- Frisches Obst - 15 Kilo
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 80 Stück
- Trauben - 8 kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 4 Kilo
- Glutenfreie Cracker - 8 Packungen
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Vegane Brötchen - 30 Stück
- Vegane Wraps - 20 Stück
- Glutenfreie Abendessen – 8 Stück
- Vegetarische Abendessen - 25 Stück
- Vegane Abendessen - 15 Stück
- Gemischter Salat - 12 Kilo
- Pastasalat - 12 Kilo
- Kartoffelsalat - 10 Kilo
- Pasta - 8 kilo
- Tomatensauce - 8 liter
- Parmesan - 2 Kilo
- Brot - 20 Stück
- Dessertgebäck - 120 Portionen
- Veganes Dessert - 15 Portionen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Servietten - 500 Stück
- Kaffeefilter - 200 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Gewürzmischung - 4 Gläser
- Salz - 2 Packungen
- Schwarzer Pfeffer - 2 Döschen
- Olivenöl - 3 Liter
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Spülmaschinentabs - 100 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfizierendes Handgel - 10 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Namensschild, ein Programmheft und einen Stift ein. Drucke zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve, damit Nachmeldungen und beschädigte Unterlagen abgedeckt sind.
Für die Präsentation brauchst du neben Laptop, Projektor und Leinwand mindestens ein HDMI-Kabel, passende Adapter und ein Verlängerungskabel. Teste jede Kombination spätestens am Vortag, weil fehlende Anschlüsse am Veranstaltungstag schwer zu ersetzen sind.
Rechne bei einer Kaffeepause mit mindestens einer Tasse und einem Wasserglas pro Person plus etwa 10 Prozent Reserve. Für ein Abendessen brauchst du zusätzlich je Person einen Dinner-Teller, Besteck und – bei mehreren Gängen – einen tiefen Teller und einen Dessertteller.
Stelle für die Registrierung mindestens zwei Tische bereit, wenn mehr als 50 Personen ankommen. Lege Namensschilder alphabetisch aus und halte leere Ersatzschilder sowie einen separaten Tisch für verspätete oder noch nicht erfasste Gäste bereit.
Plane für Referierende eigene Sitzplätze, einen Rednertisch und mindestens ein Funkmikrofon; bei Podiumsgesprächen brauchst du pro sprechender Person ein Mikrofon. Lade Powerbanks vollständig und lege einen WLAN-Hotspot als Ausweichlösung bereit, falls das Veranstaltungsnetz ausfällt.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Buchfachkongress an Technik?: Mindestens Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, passende HDMI-Adapter und ein Präsentationsklicker gehören zur Grundausstattung. Für Ton brauchst du Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone; teste die Technik spätestens 24 Stunden vorher.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Buchfachkongress?: Plane pro anwesender Person mindestens eine Kaffeetasse, ein Wasserglas und ein Besteckset ein, jeweils mit 10 Prozent Reserve. Für ein Essen kommen Dinner-Teller, tiefe Teller oder Dessertteller sowie bei einem Empfang Weingläser hinzu.
Wie viele Namensschilder und Programmhefte soll ich drucken?: Drucke pro bestätigter Anmeldung ein Namensschild und ein Programmheft. Eine Reserve von 5 bis 10 Prozent deckt Nachmeldungen, Tippfehler und verlorene Unterlagen ab; beschrifte die Schilder spätestens am Vortag.
Wann muss ich die Materialien für den Buchfachkongress besorgen?: Bestelle Möbel, Technik und Drucksachen mindestens zwei bis drei Wochen vor dem Kongress. Kaufe Verbrauchsmaterialien wie Getränke, Papier und Ersatzstifte in den letzten zwei bis drei Tagen und prüfe die vollständige Ausstattung am Vortag.

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