Checklist voor een goed georganiseerde boekenbeurs

Een boekenbeurs staat of valt met een duidelijke indeling en strakke afstemming met boekverkopers, auteurs en vrijwilligers. Leg eerst datum en locatie vast en werk daarna toe naar stands, programma, entree en promotie. Controleer uiterlijk in de laatste week alle aanmeldingen, reserveringen, betaalmiddelen en technische benodigdheden. Plan ook de opbouw: tafels, boekenkasten en boeken moeten op tijd op hun plek staan, zodat de entreebalie en presentaties niet tussen dozen worden ingericht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemende boekverkopers benaderen
2 personen
Tafels en stands toewijzen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Auteurs en sprekers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
2 personen
Plattegrond voor stands maken
2 personen
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Polsbandjes en tickets tellen
Betaalwijze voor entree regelen
2 personen
Boekverkopersinstructies versturen
Promotie op sociale media plaatsen
Parkeerinformatie publiceren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Boekpresentaties bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boekenstandhouders informeren
Entreebalie voorbereiden
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Boeken naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stands volgens plattegrond opbouwen
6 personen
Boeken per genre uitstallen
8 personen
Prijzen en aanbiedingen plaatsen
4 personen
Entree- en informatiebalie inrichten
2 personen
Leeshoek inrichten
3 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek voor presentaties testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Programma-informatie uitdelen
Boekverkopers ondersteunen
2 personen
Boekentafels netjes houden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Leeshoek opruimen
Auteur ontvangen
Boekpresentatie begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
Signeren faciliteren
2 personen
Tweede presentatie begeleiden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Verkooptafels afsluiten
4 personen

Nazorg

Niet-verkochte boeken verzamelen
6 personen
Boeken terug in dozen pakken
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Presentatieruimte afbouwen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
Betaal- en entreeadministratie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Statafelsaantal 4
Boekenkastenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Barkrukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Pinapparatenaantal 3
Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Dolliesaantal 4

Presentatie

Flip-overbordenaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Boekenstandaardsaantal 30
Klembordenaantal 6

Decoratie

Boekenslingersaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Decoratieve lampenaantal 10
Vaasjesaantal 8

Registratie

Entreebaliesaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 150
Tafelnummerbordenaantal 30
Pennenaantal 30
Kassabonnenboekjesaantal 4
Wisselgeldbakjesaantal 2

Bewegwijzering

Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Standaards voor bordenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Broodmandenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Tips

Wijs tafels en stands toe zodra de deelnemende boekverkopers definitief zijn. Zet per stand het tafelnummer, de beschikbare ruimte en eventuele stroombehoefte op de plattegrond.
Bevestig auteurs, sprekers en boekpresentaties uiterlijk 2 weken vooraf. Vermeld per onderdeel een begintijd, duur en benodigde microfoon, laptop, projector of scherm.
Tel polsbandjes en tickets niet pas op de ochtend zelf. Leg per vrijwilliger een kleine voorraad klaar en houd bij de entree een reserve van ongeveer 10 procent achter de hand.
Stuur boekverkopersinstructies minstens 7 dagen voor de beurs. Neem daarin de aankomsttijd, laad- en losroute, parkeerinformatie, standnummer en uiterlijke opbouwtijd op.
Maak een aparte eindcontrole voor techniek en betalingen: test alle pinapparaten, laptops, luidsprekers en draadloze microfoons minimaal 1 dag vooraf en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en boekverkopers. Nodig auteurs en sprekers daarna direct uit, zodat je uiterlijk 2 weken voor de beurs het programma kunt bevestigen.
Wanneer moet ik boekverkopers uitnodigen voor een boekenbeurs?: Benader boekverkopers ongeveer 8 weken vooraf en vraag om een definitieve bevestiging binnen 2 weken. Stuur de praktische instructies vervolgens uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een boekenbeurs?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de entree, 1 voor het programma en 1 voor praktische hulp tijdens de opbouw. Bij meerdere zalen of meer dan 50 deelnemers is 1 extra vrijwilliger per zaal of zone verstandig.
Wanneer moet ik de standindeling en plattegrond maken?: Maak een eerste plattegrond zodra de locatie en tafelmaten vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Werk de definitieve versie bij nadat alle boekverkopers zijn bevestigd en stuur die uiterlijk 7 dagen voor de beurs mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.