Buchmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Buchmesse braucht früh klare Zuständigkeiten: Ort, Aussteller, Stände und Programm bilden die Grundlage. Danach folgen Anmeldungen, Reservierungen, Lageplan und Informationen für Buchverkäufer, Autoren und Besucher. Kurz vor der Messe zählen vor allem Eintritt, Namensschilder, Technik, Verpflegung und der Transport der Bücher. Die Checkliste bündelt 72 Aufgaben und 58 benötigte Dinge, damit am Veranstaltungstag weder ein Mikrofon noch ein Preisschild oder ein Kabel fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Teilnehmende Buchverkäufer ansprechen
2 Personen
Tische und Stände zuweisen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Autoren und Referenten einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen bestätigen
2 Personen
Lageplan für Stände erstellen
2 Personen
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
Armbänder und Tickets zählen
Bezahlmethode für den Eintritt regeln
2 Personen
Anweisungen für Buchverkäufer verschicken
Werbung in sozialen Medien posten
Parkinformationen veröffentlichen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Buchpräsentationen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Buchstandbetreiber informieren
Eingangstheke vorbereiten
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Bücher zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stände nach Grundriss aufbauen
6 Personen
Bücher nach Genre auslegen
8 Personen
Preise und Angebote platzieren
4 Personen
Einlass- und Informationsschalter einrichten
2 Personen
Leseecke einrichten
3 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Präsentationstechnik testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Eingangstheke besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
2 Personen
Programmhefte verteilen
Buchverkäufer unterstützen
2 Personen
Büchertische ordentlich halten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Leseecke aufräumen
Autor empfangen
Buchpräsentation begleiten
2 Personen
Fragerunde moderieren
Signieren ermöglichen
2 Personen
Zweite Präsentation begleiten
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Verkaufstische schließen
4 Personen

Nachbereitung

Nicht verkaufte Bücher einsammeln
6 Personen
Bücher wieder in Kartons packen
6 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Präsentationsraum abbauen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
Besucherfragen beantworten
Zahlungs- und Einlassverwaltung abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
KlappischeAnz. 4
StehtischeAnz. 4
BücherregaleAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
BarhockerAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 3
LaptopsAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
DolliesAnz. 4

Präsentation

FlipchartsAnz. 2
Flipchart-MarkerAnz. 12
BuchständerAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6

Dekoration

BuchgirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
Dekorative LampenAnz. 10
VasenAnz. 8

Registrierung

EinlassschalterAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
ArmbänderAnz. 150
TischnummernschilderAnz. 30
StifteAnz. 30
KassenbonhefteAnz. 4
WechselgeldkassenAnz. 2

Beschilderung

InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
Ständer für SchilderAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
BrotkörbeAnz. 4
ZangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 16
Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort fest, bevor du Aussteller ansprichst. Plane für die Standvergabe zusätzlich Zeit für Rückfragen ein und verschicke den Lageplan erst, wenn Tisch- und Standgrößen feststehen.
Bestätige Reservierungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Messe. So kannst du Kaffee, Wasser und Verpflegung passend einkaufen, statt am Vortag nachzubestellen.
Schicke Buchverkäufern die Anweisungen mindestens 5 Tage vorher. Nenne darin Aufbauzeiten, Standnummern, Parkinformationen, Bezahlmethode und den Weg zur Eingangstheke.
Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone am Vortag einmal am tatsächlichen Veranstaltungsort. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kartenlesegeräte.
Bereite Preisschilder, Namensschilder, Tickets und Armbänder nicht erst beim Einlass vor. Sortiere sie nach Stand beziehungsweise Einsatz und lege sie mindestens 2 Stunden vor Öffnung an der Eingangstheke bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Buchmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Ausstellern und Programm. Die Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Standzuweisungen noch Zeit haben.
Was muss bei einer Buchmesse für Aussteller vorbereitet werden?: Für jeden Buchverkäufer brauchst du eine bestätigte Standzuweisung, klare Aufbauhinweise und einen Lageplan. Verschicke diese Informationen mindestens 5 Tage vor der Messe und bereite Preisschilder sowie Buchständer rechtzeitig vor.
Wann sollte man die Technik für eine Buchmesse testen?: Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone am Vortag, möglichst im aufgebauten Raum. Rechne dafür mindestens 60 Minuten ein und prüfe auch Stromversorgung, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Buchmesse?: Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stände, Bücherregale, Eingangstheke und Beschilderung ein. Für den Transport und das Einräumen der Bücher solltest du zusätzliche Helfer einteilen, damit der Einlass nicht parallel zum Aufbau beginnt.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.