Checklist para organizar una feria del libro sin olvidar nada

Organizar una feria del libro implica coordinar librerías, autores, expositores, presentaciones y visitantes en un mismo día. Empieza cerrando la fecha y el lugar; después confirma participantes, distribuye los stands y termina de preparar la entrada, el programa y los equipos. Esta checklist reúne 72 tareas y 58 materiales para avanzar por orden. También señala lo que suele resolverse tarde: pagos, acreditaciones, instrucciones para vendedores, aparcamiento y transporte de los libros.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar a las librerías participantes
2 personas
Asignar las mesas y los stands
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Invitar a autores y ponentes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
2 personas
Crear el plano para los stands
2 personas
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Contar pulseras y entradas
Gestionar la forma de pago de la entrada
2 personas
Enviar instrucciones a los vendedores de libros
Publicar promoción en redes sociales
Publicar información de estacionamiento
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar acreditaciones
Confirmar las presentaciones de libros
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Informar a los expositores de libros
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Llevar los libros al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands según el plano
6 personas
Exponer libros por género
8 personas
Colocar premios y ofertas
4 personas
Montar el mostrador de entrada e información
2 personas
Montar el rincón de lectura
3 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar señalizadores
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar la técnica para las presentaciones
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Repartir la información del programa
Apoyar a los libreros
2 personas
Mantener ordenadas las mesas de libros
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger el rincón de lectura
Recibir al autor
Guiar la presentación del libro
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Facilitar la firma de ejemplares
2 personas
Coordinar la segunda presentación
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar las mesas de venta
4 personas

Seguimiento

Recoger los libros no vendidos
6 personas
Volver a empaquetar los libros en cajas
6 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la sala de presentaciones
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
Cerrar el control de pagos y entradas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas plegablescant. 4
Mesas altascant. 4
Estanteríascant. 8
Percheroscant. 2
Taburetes de barcant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Datáfonoscant. 3
Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 3
Carritos de cargacant. 4

Presentación

Pizarras de rotafoliocant. 2
Rotuladores para pizarracant. 12
Atriles para libroscant. 30
Portapapelescant. 6

Decoración

Guirnaldas de libroscant. 8
Mantelescant. 24
Luces decorativascant. 10
Jarroncitoscant. 8

Registro

Mostradores de entradacant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Pulserascant. 150
Carteles con números de mesacant. 30
Bolígrafoscant. 30
Talonarios de reciboscant. 4
Cajitas para cambiocant. 2

Señalización

Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Soportes para cartelescant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 3
Bandejas de serviciocant. 6
Cestas de pancant. 4
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 16
Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de invitar a librerías, autores y ponentes. Reserva tiempo suficiente para confirmar las presentaciones y dejar el programa cerrado antes de publicarlo.
Asigna las mesas y los stands con un plano, no solo con una lista. Envía a cada vendedor sus instrucciones, ubicación, horario de montaje y forma de pago de la entrada al menos 7 días antes.
Prepara el mostrador de entrada con acreditaciones, pulseras, entradas y datáfonos. Cuenta las pulseras y entradas dos veces: una al preparar el material y otra la víspera.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir: micrófonos inalámbricos, altavoces, proyector, pantalla, portátiles, cables alargadores y regletas. Comprueba también que haya un cableado seguro y enrollacables para recogerlo.
No dejes la logística de los libros para el mismo momento de apertura. Confirma las reservas, informa a los expositores y lleva los libros al lugar con carritos de carga; asigna voluntarios para recepción, stands y presentaciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del libro?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, contactar con librerías y preparar el programa. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar participantes, voluntarios, entradas, acreditaciones y necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que enviar las instrucciones a los vendedores de libros?: Envíalas como mínimo 7 días antes de la feria. Incluye el plano del stand, horario de montaje, acceso para descargar libros, forma de pago y la información de aparcamiento.
¿Qué hay que preparar para las presentaciones de libros?: Confirma cada presentación entre 10 y 14 días antes y vuelve a comprobarla la víspera. Para cada sesión, verifica atril, micrófono, altavoces, proyector, pantalla, portátil y cables necesarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria del libro?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario para la entrada, 1 para cada zona de stands y 1 para las presentaciones simultáneas. Añade al menos 2 personas de apoyo para montaje, recepción de libros y cambios durante el programa.

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