Zo organiseer je een boekenbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en het aantal beschikbare stands. Benader daarna boekverkopers, auteurs en sprekers, zodat je het programma en de plattegrond op tijd kunt vastleggen. Werk vervolgens de aanmeldingen, entree, communicatie en vrijwilligersbezetting uit. Een boekenbeurs loopt vooral mis wanneer standhouders te laat weten waar ze staan, betaalmogelijkheden niet zijn getest of boeken en presentatiemateriaal pas op de dag zelf worden verzameld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Deelnemende boekverkopers benaderen
2 personen
3
Tafels en stands toewijzen
2 personen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Auteurs en sprekers uitnodigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Reserveringen bevestigen
2 personen
10
Plattegrond voor stands maken
2 personen
11
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
12
Polsbandjes en tickets tellen
13
Betaalwijze voor entree regelen
2 personen
14
Boekverkopersinstructies versturen
15
Promotie op sociale media plaatsen
16
Parkeerinformatie publiceren
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Naambadges voorbereiden
19
Boekpresentaties bevestigen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Boekenstandhouders informeren
23
Entreebalie voorbereiden
2 personen
24
Decoratie sorteren
2 personen
25
Boeken naar locatie brengen
4 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Licht en stroom controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Stands volgens plattegrond opbouwen
6 personen
30
Boeken per genre uitstallen
8 personen
31
Prijzen en aanbiedingen plaatsen
4 personen
32
Entree- en informatiebalie inrichten
2 personen
33
Leeshoek inrichten
3 personen
34
Presentatieruimte inrichten
3 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Wegwijzers ophangen
2 personen
37
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Techniek voor presentaties testen
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

42
Entreebalie bemannen
2 personen
43
Bezoekers ontvangen
2 personen
44
Programma-informatie uitdelen
45
Boekverkopers ondersteunen
2 personen
46
Boekentafels netjes houden
3 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Leeshoek opruimen
52
Auteur ontvangen
53
Boekpresentatie begeleiden
2 personen
54
Vragenronde begeleiden
55
Signeren faciliteren
2 personen
56
Tweede presentatie begeleiden
2 personen
57
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
58
Verkooptafels afsluiten
4 personen

Nazorg

59
Niet-verkochte boeken verzamelen
6 personen
60
Boeken terug in dozen pakken
6 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
63
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Presentatieruimte afbouwen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
71
Bezoekersvragen beantwoorden
72
Betaal- en entreeadministratie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Statafelsaantal 4
Boekenkastenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Barkrukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Pinapparatenaantal 3
Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Dolliesaantal 4

Presentatie

Flip-overbordenaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Boekenstandaardsaantal 30
Klembordenaantal 6

Decoratie

Boekenslingersaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Decoratieve lampenaantal 10
Vaasjesaantal 8

Registratie

Entreebaliesaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Polsbandjesaantal 150
Tafelnummerbordenaantal 30
Pennenaantal 30
Kassabonnenboekjesaantal 4
Wisselgeldbakjesaantal 2

Bewegwijzering

Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Standaards voor bordenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Broodmandenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Tips

Leg de standindeling vast zodra de boekverkopers hebben toegezegd. Reserveer per stand niet alleen een tafel, maar ook loopruimte, stoelen en eventuele boekenkasten of boekenstandaards.
Plan presentaties vóór je de uitnodigingen verstuurt. Bevestig per auteur of spreker de begintijd, spreektijd, benodigde microfoon, projector en het moment waarop bezoekers kunnen aansluiten.
Maak de entreebalie uiterlijk een week vooraf compleet. Tel polsbandjes en tickets, test het pinapparaat en wijs per tijdsblok iemand aan voor betaling, vragen en het controleren van aanmeldingen.
Stuur boekverkopersinstructies minstens 7 dagen voor de beurs. Vermeld aankomsttijd, parkeerinformatie, laad- en losplek, standnummer, beschikbare tafels en wie ze op locatie kunnen bellen.
Doe de opbouwplanning niet op gevoel: zet per taak een tijdstip en verantwoordelijke. Plan het brengen van boeken, het aansluiten van verlengkabels en stekkerdozen, en de controle van koffie, bekers en servies vóór de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boekenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Boekverkopers, auteurs en sprekers hebben tijd nodig om hun deelname te bevestigen; verstuur de praktische instructies uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Hoeveel boekverkopers heb je nodig voor een boekenbeurs?: Dat hangt af van de locatie en de beschikbare tafels. Maak eerst een plattegrond en tel het aantal stands dat past met voldoende loopruimte; nodig daarna pas boekverkopers uit op basis van dat aantal.
Wanneer maak je de plattegrond van een boekenbeurs?: Maak een eerste indeling zodra de locatie en tafelmaten bekend zijn. Werk die bij na de aanmelddeadline en stuur het definitieve standnummer en de route uiterlijk een week vooraf naar alle boekverkopers.
Wat moet je op de dag van een boekenbeurs als eerste doen?: Begin met de entreebalie, de standindeling en de techniek. Controleer vóór opening de tafels, stoelen, boekenstandaards, betaalwijze, microfoons, projector, kabels en de boeken die naar de locatie zijn gebracht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.