Checklist pour organiser un salon du livre

Un salon du livre demande de coordonner les libraires, les auteurs, les stands et le public au même moment. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les dernières semaines, les détails logistiques prennent le dessus : plan des stands, badges, paiements, besoins alimentaires et consignes aux exposants. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 58 fournitures nécessaires pour avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les libraires participants
2 personnes
Attribuer les tables et les stands
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Inviter les auteurs et les intervenants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
2 personnes
Créer un plan des stands
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Compter les bracelets et les billets
Organiser le mode de paiement de l’entrée
2 personnes
Envoyer les consignes aux libraires
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Publier les informations de stationnement
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Confirmer les présentations de livres
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Informer les exposants de livres
Préparer le comptoir d'accueil
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Acheminer les livres sur le lieu
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands selon le plan
6 personnes
Disposer les livres par genre
8 personnes
Afficher les prix et les offres
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil et d’information
2 personnes
Aménager le coin lecture
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la technique pour les présentations
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les informations du programme
Soutenir les vendeurs de livres
2 personnes
Maintenir les tables à livres en ordre
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Ranger le coin lecture
Accueillir l’auteur
Animer la présentation du livre
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Faciliter les séances de dédicaces
2 personnes
Animer la deuxième présentation
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Fermer les tables de vente
4 personnes

Suivi

Rassembler les livres non vendus
6 personnes
Remettre les livres dans les cartons
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’espace de présentation
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
Clôturer la gestion des paiements et des entrées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 4
Tables hautesqté 4
Bibliothèquesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Chariots de transportqté 4

Présentation

Chevalets de conférenceqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Présentoirs à livresqté 30
Presse-papiersqté 6

Décoration

Guirlandes de livresqté 8
Nappesqté 24
Lumières décorativesqté 10
Petits vasesqté 8

Inscription

Bureaux d’accueilqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 150
Panneaux de numéros de tableqté 30
Stylosqté 30
Carnets de reçusqté 4
Bacs à monnaieqté 2

Signalétique

Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Supports pour panneauxqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Corbeilles à painqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 16
Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu suffisamment tôt pour confirmer les libraires, les auteurs et les intervenants avant de publier le programme. Prévoyez aussi les horaires d’installation et de démontage, pas seulement les heures d’ouverture au public.
Attribuez les tables et les stands sur un plan unique, puis envoyez-le aux exposants avec les consignes d’accès. Gardez quelques places clairement identifiées pour les présentations, le comptoir d’accueil et la circulation.
Fermez les inscriptions à une date précise, puis confirmez les réservations et recueillez les besoins alimentaires. Cette étape évite de découvrir la veille qu’il manque des repas ou des places assises.
Comptez les bracelets et les billets avant l’ouverture, et testez le mode de paiement de l’entrée avec les terminaux de paiement. Préparez également une solution si la connexion ne fonctionne pas.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zone : accueil, stands, présentations, restauration et transport des livres. Faites parvenir les badges nominatifs et les horaires au moins 7 jours avant le salon.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du livre ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Les libraires, les auteurs, le lieu et le programme doivent être confirmés avant la communication publique.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un salon du livre ?: Prévoyez les tables ou tables pliantes, les chaises, les présentoirs à livres et un plan précis des stands. Envoyez à chaque exposant son emplacement et ses consignes au moins 2 semaines avant l’événement.
Quand envoyer les invitations aux auteurs et aux libraires ?: Envoyez les premières invitations dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 3 à 4 mois avant. Demandez une confirmation avec les besoins techniques, les horaires de présence et les informations alimentaires.
Comment préparer l’accueil du public pour un salon du livre ?: Installez le comptoir d’accueil avant l’arrivée des exposants et vérifiez les billets, bracelets, badges et terminaux de paiement. Prévoyez au moins 2 bénévoles à l’accueil pendant la première heure, lorsque les arrivées sont les plus nombreuses.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.