Wat heb je nodig voor een boekenbeurs?

Een boekenbeurs vraagt om meer dan tafels en dozen met boeken. Je hebt ook materiaal nodig waarmee verkopers hun aanbod overzichtelijk presenteren, bezoekers de weg vinden en betalingen zonder vertraging verlopen. Denk vooraf aan koffievoorziening, koeling, verlichting en reserve-aansluitingen. Gebruik deze boodschappenlijst naast de deelnemerslijst en plattegrond, zodat je per exposant en per zone kunt controleren wat er ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 70
Boekenkastenaantal 10
Displayrekkenaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 24
Beschermmattenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Pinapparatenaantal 3
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Barcodelezersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Afzetpalenaantal 8
Handmicrofoon
Presentatiescherm

Verlichting

Staande lampenaantal 8
Bureaulampenaantal 12

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Exposantenbadgesaantal 30
Badgehoudersaantal 30
Tafelnummersaantal 24
Menubordenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Chocolademelk - 4 liter
- Spa Blauw - 8 kratten
- Spa Rood - 4 kratten
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Bruiswater - 3 flessen
- Koekjes - 8 pakken
- Miniwafels - 5 pakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoute stengels - 4 pakken
- Gemengde noten - 3 zakken
- Rozijnen - 2 zakken
- Appels - 6 kilo
- Bananen - 4 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Mandarijnen - 3 kilo
- Mini-sandwiches kaas - 80 stuks
- Mini-sandwiches ham - 80 stuks
- Mini-sandwiches hummus - 60 stuks
- Wraps groente - 50 stuks
- Roomkaas - 2 kuipjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Komkommer - 2 kilo
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Servetten - 500 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Papieren bordjes - 250 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Vuilniszakken groot - 40 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Sanitairreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Handzeep - 6 flessen
- Desinfecterende handgel - 6 flessen
- Printpapier - 5 pakken
- Inktcartridges - 4 sets
- Naamstickers - 100 stuks
- Prijsstickers - 1000 stuks
- Kleurstiften - 4 sets
- Plakband - 8 rollen
- Dubbelzijdige tape - 4 rollen
- Kabeltape - 6 rollen
- Papiertassen - 300 stuks
- Enveloppen - 200 stuks
- Balpennen - 50 stuks
- Kassabonnen - 10 rollen
- Contantgeldzakken - 20 stuks

Tips

Plan per exposant minimaal één tafel of displayplek en houd enkele extra tafels achter de hand voor onverwachte aanmeldingen of een informatiepunt.
Leg per verkoper een exposantenbadge, badgehouder en een set prijskaartjes en labels klaar. Sorteer dit uiterlijk één dag vooraf, zodat de ontvangst niet ophoudt.
Voorzie minstens één pinapparaat per druk verkoopgebied en test elk apparaat vóór opening. Neem laptops, barcodelezers, printers en opladers mee als boeken digitaal geregistreerd of gelabeld worden.
Zet koffiezetapparaten, waterkokers, koffiekopjes, glazen, borden en bestek vóór de start klaar. Controleer de dranken en koelboxen twee uur voor opening; gekoelde voorraad wordt anders snel vergeten.
Maak bewegwijzering met informatieborden en pijlborden en plaats die vóór de eerste exposanten binnenkomen. Neem verlenghaspels en stekkerdozen mee, maar controleer vooraf hoeveel aansluitpunten de locatie werkelijk biedt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een boekenbeurs?: Reken minimaal één tafel of displayplek per exposant. Tel daar 10 tot 15% reserve bij op voor een informatiepunt, extra aanmeldingen of een andere indeling op de dag zelf.
Hoeveel koffie en drinken heb ik nodig voor een boekenbeurs?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; plan daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Controleer de voorraad en koeling twee uur vóór opening en stem kopjes, glazen en servies af op het verwachte bezoekersaantal.
Wanneer moet ik badges en prijskaartjes voor exposanten klaarmaken?: Maak exposantenbadges, badgehouders, prijskaartjes en labels uiterlijk één dag vóór de beurs klaar. Sorteer alles per exposant en leg een kleine reserve apart voor wijzigingen op de ochtend zelf.
Hoeveel pinapparaten en verlenghaspels zijn nodig?: Gebruik minimaal één pinapparaat per druk verkoopgebied en test dit vóór opening. Neem per zone ten minste één verlenghaspel en voldoende stekkerdozen mee, nadat je het aantal beschikbare stopcontacten op locatie hebt gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.