Qué necesitas para organizar una feria del libro

Una feria del libro necesita más que mesas y ejemplares: los expositores deben poder montar, cobrar y orientar a los visitantes sin interrupciones. Esta lista reúne el material previsto para los puestos, la zona de café, la señalización y el registro. Calcula el mobiliario según el número de expositores y deja parte del material preparado al menos 24 horas antes. Los datáfonos, impresoras y lectores de códigos requieren una comprobación aparte antes de abrir.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 70
Estanteríascant. 10
Estanterías expositorascant. 12
Taburetes de barcant. 6
Mantelescant. 24
Alfombrillas de proteccióncant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Datáfonoscant. 3
Portátilescant. 2
Impresorascant. 2
Lectores de códigos de barrascant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Postes separadorescant. 8
Micrófono de mano
Pantalla de presentación

Iluminación

Lámparas de piecant. 8
Lámparas de escritoriocant. 12

Decoración

Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Credenciales de expositorcant. 30
Portabadgescant. 30
Números de mesacant. 24
Carteles del menúcant. 4

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de servircant. 4
Pinzas de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Chocolate caliente - 4 litros
- Spa Blauw - 8 cajas
- Spa Rood - 4 cajas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Agua con gas - 3 botellas
- Galletas - 8 paquetes
- Mini gofres - 5 paquetes
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Palitos salados - 4 paquetes
- Frutos secos mixtos - 3 bolsas
- Pasas - 2 bolsas
- Manzanas - 6 kilos
- Plátanos - 4 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Mandarinas - 3 kilos
- Mini sándwiches de queso - 80 unidades
- Mini sándwiches de jamón - 80 unidades
- Mini sándwiches de hummus - 60 unidades
- Wraps de verduras - 50 unidades
- Queso crema - 2 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Pepino - 2 kilos
- Tomates cherry - 2 kilos
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas - 500 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Platos de papel - 250 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Bolsas de basura grandes - 40 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiador sanitario - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante para manos - 6 botellas
- Papel de impresión - 5 paquetes
- Cartuchos de tinta - 4 juegos
- Etiquetas con nombre - 100 unidades
- Pegatinas de precios - 1000 unidades
- Rotuladores de colores - 4 sets
- Cinta adhesiva - 8 rollos
- Cinta adhesiva de doble cara - 4 rollos
- Cinta para cables - 6 rollos
- Bolsas de papel - 300 unidades
- Sobres - 200 unidades
- Bolígrafos - 50 unidades
- Rollos de tickets - 10 rollos
- Bolsas para dinero en efectivo - 20 unidades

Consejos

Reserva una mesa por expositor y añade al menos una mesa auxiliar para registro, acreditaciones o material de impresión. Si cada puesto comparte mesa, confirma antes el espacio disponible para libros y carteles de precios.
Para una jornada de varias horas, prepara entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y revisa la refrigeración el día anterior. Las tazas, vasos, platos y cubiertos suelen olvidarse cuando el catering se contrata por separado.
Prueba cada datáfono, portátil, impresora y lector de códigos de barras con antelación, idealmente 24 horas antes. Lleva regletas y enrollacables suficientes para evitar cables cruzando las zonas de paso.
Coloca los carteles direccionales y paneles informativos antes de que lleguen los expositores. Prepara las acreditaciones y los portabadges en sobres separados por puesto para no perder tiempo durante el montaje.
Comprueba la iluminación de las mesas, especialmente si los expositores estarán bajo estanterías o en una sala con poca luz. Las lámparas de escritorio ayudan a leer precios y las lámparas de pie cubren zonas que la iluminación general deja oscuras.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas mesas necesito para una feria del libro?: Calcula una mesa por expositor y reserva al menos una mesa adicional para registro, acreditaciones o material común. Si varios vendedores compartirán mesa, confirma que cada puesto tendrá espacio suficiente para libros y señalización al menos una semana antes.
¿Qué necesito para que los expositores puedan cobrar?: Prepara datáfonos, portátiles, impresoras y lectores de códigos de barras según el sistema de cada vendedor. Prueba las conexiones, el papel y las baterías 24 horas antes de la apertura, y deja regletas y enrollacables listos durante el montaje.
¿Cuánta vajilla y bebida debo comprar para la feria?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta la cantidad a la duración prevista. Cuenta tazas de café, vasos, platos y cubiertos para todos los asistentes previstos, más un margen del 10 % para reposiciones.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y la señalización?: Ten las acreditaciones de los expositores, los portabadges y los carteles clasificados como mínimo 24 horas antes. Coloca la señalización y los paneles informativos antes de que empiece el montaje de los puestos.

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