Que faut-il prévoir pour un salon du livre ?

Pour un salon du livre, les achats ne se limitent pas aux tables et aux chaises. Il faut aussi prévoir l’accueil des exposants, l’affichage, le paiement des livres, l’impression des badges et le service des boissons. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter avant l’ouverture. Les quantités dépendent du nombre d’exposants et de visiteurs, mais certains éléments doivent être calculés à l’avance pour éviter les ruptures ou les installations de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 70
Bibliothèquesqté 10
Présentoirsqté 12
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 24
Tapis de protectionqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Lecteurs de codes-barresqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Poteaux de balisageqté 8
Microphone à main
Écran de présentation

Éclairage

Lampadairesqté 8
Lampes de bureauqté 12

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges des exposantsqté 30
Porte-badgesqté 30
Numéros de tableqté 24
Panneaux de menuqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Carafesqté 4
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Lait chocolaté - 4 litres
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Eau gazeuse - 3 bouteilles
- Biscuits - 8 paquets
- Mini gaufres - 5 paquets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 4 paquets
- Mélange de noix - 3 sachets
- Raisins secs - 2 sacs
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Mandarines - 3 kilo
- Mini-sandwichs au fromage - 80 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 80 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 60 pièces
- Wraps aux légumes - 50 pièces
- Fromage frais - 2 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Concombre - 2 kilo
- Tomates cerises - 2 kilos
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Assiettes en carton - 250 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Sacs-poubelle grands - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant sanitaire - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Papier d'impression - 5 paquets
- Cartouches d'encre - 4 jeux
- Étiquettes nom - 100 pièces
- Autocollants de prix - 1000 pièces
- Feutres de couleur - 4 sets
- Ruban adhésif - 8 rouleaux
- Ruban adhésif double face - 4 rouleaux
- Ruban adhésif pour câbles - 6 rouleaux
- Sacs en papier - 300 pièces
- Enveloppes - 200 pièces
- Stylos-billes - 50 pièces
- Tickets de caisse - 10 rouleaux
- Sacs pour argent liquide - 20 pièces

Conseils

Prévoyez une table pour chaque exposant, puis ajoutez 1 à 2 tables pour l’accueil, les inscriptions et les documents du salon. Réservez aussi au moins 2 chaises par stand si les auteurs restent toute la journée.
Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Prévoyez davantage de tasses et de verres que le nombre attendu de visiteurs, surtout si le service est en libre accès.
Préparez la signalétique avant le jour J : panneaux d’information, flèches et plan du salon doivent être imprimés en même temps que les badges exposants. Gardez au moins 10 % de badges vierges pour les remplacements et les inscriptions tardives.
Vérifiez le matériel de paiement au moins 48 heures avant l’ouverture. Testez chaque terminal, prévoyez un ordinateur chargé et placez les rallonges et multiprises de façon à ne pas bloquer les passages.
Ne commandez pas le mobilier au dernier moment : confirmez les tables, bibliothèques, présentoirs et nappes au moins une semaine avant le salon. Ajoutez des tapis de protection si les meubles ou les cartons risquent d’endommager le sol.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour un salon du livre ?: Prévoyez au minimum une table par exposant, puis ajoutez 1 à 2 tables pour l’accueil, les inscriptions et la documentation. Si les exposants présentent beaucoup de titres, complétez avec des bibliothèques ou des présentoirs plutôt que de surcharger les tables.
Combien de boissons prévoir pour un salon du livre ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les bénévoles, les exposants et les visiteurs qui se servent plus d’une fois.
Quand préparer les badges des exposants ?: Préparez-les au moins 3 jours avant l’ouverture, une fois la liste des exposants stabilisée. Imprimez 10 % de badges supplémentaires et gardez des porte-badges vides pour les changements de dernière minute.
Quel matériel prévoir pour le paiement des livres ?: Prévoyez un terminal de paiement par point de vente ou par zone, ainsi qu’un ordinateur si les ventes sont enregistrées électroniquement. Testez les appareils 48 heures avant le salon et gardez les chargeurs, rallonges et multiprises accessibles.

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