Buchmesse: Einkaufsliste für Ausstattung und Verpflegung

Für eine Buchmesse brauchst du mehr als Tische und Bücherregale. Plane Ausstattung für Aussteller, Technik für Verkauf und Programm, Materialien für Orientierung sowie Getränke und Geschirr für Helfer und Gäste ein. Die benötigte Menge hängt vor allem von der Zahl der Aussteller, der Veranstaltungsdauer und der Raumgröße ab. Mit dieser Einkaufsliste prüfst du rechtzeitig, was bestellt, geliehen oder am Veranstaltungstag mitgebracht werden muss.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 70
BücherregaleAnz. 10
AusstellungsregaleAnz. 12
BarhockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 24
SchutzmattenAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 3
LaptopsAnz. 2
DruckerAnz. 2
Barcode-ScannerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
AbsperrpfostenAnz. 8
Handmikrofon
Präsentationsbildschirm

Beleuchtung

StehlampenAnz. 8
SchreibtischlampenAnz. 12

Dekoration

InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
AusstellerbadgesAnz. 30
BadgehalterAnz. 30
TischnummernAnz. 24
MenükartenAnz. 4

Küche

ThermoskannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Kakao - 4 Liter
- Spa Blauw - 8 Kisten
- Spa Rood - 4 Kisten
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Sprudelwasser - 3 Flaschen
- Kekse - 8 Packungen
- Miniwaffeln - 5 Packungen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzstangen - 4 Packungen
- Gemischte Nüsse - 3 Tüten
- Rosinen - 2 Säcke
- Äpfel - 6 Kilo
- Bananen - 4 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Mandarinen - 3 Kilo
- Mini-Käse-Sandwiches - 80 Stück
- Mini-Sandwiches mit Schinken - 80 Stück
- Mini-Sandwiches mit Hummus - 60 Stück
- Gemüse-Wraps - 50 Stück
- Frischkäse - 2 Becher
- Junger Käse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Gurke - 2 kilo
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Servietten - 500 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Pappteller - 250 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Große Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Sanitärreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Handseife - 6 Flaschen
- Desinfizierendes Handgel - 6 Flaschen
- Druckerpapier - 5 Packungen
- Tintenpatronen - 4 Sets
- Namensetiketten - 100 Stück
- Preisaufkleber - 1000 Stück
- Farbstifte - 4 Sets
- Klebeband - 8 Rollen
- Doppelseitiges Klebeband - 4 Rollen
- Kabelband - 6 Rollen
- Papiertüten - 300 Stück
- Briefumschläge - 200 Stück
- Kugelschreiber - 50 Stück
- Kassenbons - 10 Rollen
- Bargeldbeutel - 20 Stück

Tipps

Plane pro Aussteller mindestens einen Tisch oder ein Regalmodul und beschrifte die Plätze spätestens am Vortag mit Ausstellerbadges und Preisschildern.
Rechne für Kaffee, Tee und Wasser im ersten Veranstaltungsblock mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Kühlboxen und Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor Einlass bereitstehen.
Sieh je Verkaufsbereich mindestens ein Kartenlesegerät und einen Laptop oder ein mobiles Gerät vor. Lade die Geräte vollständig und teste Drucker sowie Barcode-Scanner am Vortag.
Bestelle für die Sitzbereiche etwa 1,2 Stühle pro erwarteter gleichzeitiger Besucherzahl. Zusätzliche Barhocker und Stehlampen werden oft für Lesungen oder kleine Präsentationsflächen vergessen.
Drucke Lageplan, Wegweiser, Ausstellerliste und Badges spätestens 24 Stunden vor Beginn. Packe außerdem Verlängerungskabel, Schutzmatten und Absperrpfosten getrennt für Aufbau und Einlass ein.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Buchmesse?: Du brauchst vor allem Tische, Bücher- und Ausstellungsregale, Stühle, Tischdecken, Beschilderung, Ausstellerbadges, Technik für Verkauf und Präsentationen sowie Getränke und Geschirr. Prüfe die Mengen nach Ausstellerzahl, erwarteten Gästen und Veranstaltungsdauer.
Wie viele Tische brauche ich für eine Buchmesse?: Plane mindestens einen Tisch oder ein Regalmodul pro Aussteller ein und halte 10 bis 15 Prozent Reserve für zusätzliche Präsentationsflächen bereit. Die genaue Anzahl richtet sich nach den Standgrößen und dem Raumplan.
Wie viel Verpflegung brauche ich für eine Buchmesse?: Kalkuliere für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro anwesender Person; bei einer mehrstündigen Messe brauchst du entsprechend Nachschub. Geschirr und Catering sollten spätestens 2 Stunden vor dem Einlass kontrolliert werden.
Wann muss ich die Technik für eine Buchmesse prüfen?: Teste Kartenlesegeräte, Laptops, Drucker, Barcode-Scanner, Mikrofon und Präsentationsbildschirm am Vortag. Lade Akkus vollständig und lege Verlängerungskabel sowie Ersatzmaterial mindestens 1 Stunde vor dem Einlass bereit.

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