BMX-race organiseren: checklist en planning

Een BMX-race organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en starthek regelen. Je legt eerst het wedstrijdformat, de categorieën en het reglement vast en controleert daarna vergunningen, verzekering en parcoursveiligheid. Vervolgens regel je inschrijvingen, jury, EHBO, vrijwilligers, startlijsten en rugnummers. Deze checklist helpt je om 77 taken en 67 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de wedstrijddag niet nog materiaal, deelnemersinformatie of bezetting hoeft te achterhalen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Racecategorieën bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Parcours inspecteren
3 personen
Start- en finishzone bepalen
3 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Juryleden bevestigen
EHBO-bezetting bevestigen
Omwonenden informeren
2 personen
Startlijsten voorbereiden
2 personen
Rugnummers toewijzen
2 personen
Prijzen bestellen
Medaillegravures controleren
Communicatieplan versturen
Parcoursmarkering bestellen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Startnummers afdrukken
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Briefingdocument maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Wedstrijdmateriaal klaarzetten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Parcours vrijmaken
4 personen
Parcours afzetten
6 personen
Starthek monteren
3 personen
Finishlijn plaatsen
2 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
4 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

Aanmeldingen registreren
3 personen
Rugnummers uitdelen
2 personen
Rijders naar startvak begeleiden
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Starthekken bedienen
2 personen
Rondes omroepen
Rondetijden registreren
3 personen
Finishresultaten verwerken
2 personen
Parcours bewaken
6 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Finaleronde aankondigen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal verzamelen
5 personen
Parcoursafzetting verwijderen
5 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Verloren voorwerpen verwerken
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Podiumdelenaantal 4

Sportmateriaal

Starthek
Startblokkenaantal 8
Rugnummersaantal 120
Nummerbordjesaantal 120
Startlintenaantal 10
Finishlint
Afzethekkenaantal 40
Dranghekkenaantal 30
Pionnenaantal 60
Markeringstapeaantal 12
Parcoursbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Krijtsprayaantal 8
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 3
Fietsenrekkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Tijdwaarnemingsset
Megafoonaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelzakkenaantal 4
Nitrilhandschoenenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 20
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksformessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Kannenaantal 8

Decoratie

BMX-vlaggenaantal 12
Startbanierenaantal 2
Podiumachterwand
Wedstrijdpostersaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en de racecategorieën vroeg vast. Gebruik die gegevens direct voor het reglement, inschrijfformulier en de uiteindelijke startlijsten; wijzigingen na opening van de inschrijving zorgen snel voor dubbel werk.
Inspecteer het parcours vóór je markering bestelt. Bepaal daarna pas waar start- en finishzone, afzethekken, pionnen, parcoursborden en pijlborden komen en controleer of het starthek en de tijdwaarnemingsset op die plekken passen.
Bevestig juryleden en EHBO-bezetting uiterlijk enkele weken vooraf en maak een eenvoudige dienstindeling. Zonder vaste vervanging blijft de organisatie kwetsbaar zodra iemand op de wedstrijddag uitvalt.
Verwerk aanmeldingen niet pas aan het einde. Verzamel dieetwensen meteen, wijs rugnummers toe zodra de inschrijving sluit en druk startnummers met een reservevoorraad af voor last-minute correcties.
Plan een aparte materiaalcontrole voor de wedstrijddag. Test laptop, tablets, printer, megafoon, speakers, microfoon en tijdwaarnemingsset en leg daarnaast reservefietsen, fietspompen en gereedschapssets klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een BMX-race organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het wedstrijdformat, de categorieën, vergunningen en reserveringen. Plan de laatste 2 weken voor startlijsten, rugnummers, communicatie, materiaalcontrole en vrijwilligersbezetting.
Welke vrijwilligers heb ik nodig voor een BMX-race?: Reken minimaal op juryleden, EHBO-bezetting en mensen voor parcours, inschrijving, start en finish. Maak uiterlijk 2 weken vooraf een taakverdeling en bevestig per functie een reserve.
Wanneer moet ik de startlijst en rugnummers maken?: Wijs rugnummers toe nadat de inschrijving is gesloten en controleer de gegevens nog één keer. Druk de startnummers bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de race af, met extra exemplaren voor fouten of late wijzigingen.
Wat moet ik voor het BMX-parcours controleren?: Inspecteer het parcours minimaal 2 weken vooraf en nogmaals op de wedstrijddag. Controleer ondergrond, bochten, obstakels, start- en finishzone en de plaatsing van afzethekken, markeringstape, pionnen en routeborden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.