Checklist para organizar una carrera de BMX sin olvidos

Organizar una carrera de BMX requiere coordinar el circuito, las categorías, las inscripciones y la seguridad mucho antes del día de la prueba. Este plan reúne 77 tareas y 67 elementos para avanzar en el orden adecuado, desde el reglamento y los permisos hasta los dorsales y el cronometraje. También contempla lo que suele llegar tarde: voluntarios, primeros auxilios, señalización y premios. Úsalo como guía de control para saber qué debe estar cerrado y cuándo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Determinar las categorías de la carrera
2 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Inspeccionar el recorrido
3 personas
Delimitar la zona de salida y llegada
3 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Confirmar al jurado
Confirmar el personal de primeros auxilios
Informar a los vecinos
2 personas
Preparar las listas de salida
2 personas
Asignar dorsales
2 personas
Encargar premios
Comprobar los grabados de las medallas
Enviar el plan de comunicación
Encargar la señalización del recorrido
Comprobar el inventario de material
2 personas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Imprimir los dorsales
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Crear documento informativo
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Preparar el material de competición
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Despejar el recorrido
4 personas
Delimitar el recorrido
6 personas
Montar la valla de salida
3 personas
Colocar la línea de meta
2 personas
Montar la mesa del jurado
2 personas
Montar mesas
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Realizar el control de seguridad
4 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

Registrar inscripciones
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Guiar a los corredores al cajón de salida
2 personas
Dar la reunión inicial
2 personas
Manejar las vallas de salida
2 personas
Anunciar las rondas
Registrar los tiempos por vuelta
3 personas
Procesar los resultados de meta
2 personas
Vigilar el recorrido
6 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Anunciar la ronda final
Preparar la entrega de premios
3 personas
Realizar la entrega de premios
4 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger el material de competición
5 personas
Retirar la delimitación del recorrido
5 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar las tiendas y mesas
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el punto de catering
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Inventariar el material
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Gestionar objetos perdidos
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Taburetes de barcant. 12
Piezas de escenariocant. 4

Material deportivo

Puerta de salida
Bloques de salidacant. 8
Dorsalescant. 120
Placas numeradascant. 120
Cintas de salidacant. 10
Cinta de meta
Vallas de separacióncant. 40
Vallas de control de multitudescant. 30
Conoscant. 60
Cinta de marcajecant. 12
Señales del recorridocant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Spray de tizacant. 8
Bicicletas de repuestocant. 2
Bombas de bicicletacant. 4
Juegos de herramientascant. 3
Portabicicletascant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Impresora
Kit de cronometraje
Megáfonocant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Bolsas isotérmicascant. 4
Guantes de nitrilocant. 4
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 8
Extintorescant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Cucharones para sopacant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Jarrascant. 8

Decoración

Banderas de BMXcant. 12
Banderolas de salidacant. 2
Fondo de escenario
Pósters del concursocant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 3
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato, las categorías y el reglamento antes de publicar las inscripciones. Si los participantes no conocen las normas y los criterios de cada categoría, tendrás cambios y dudas difíciles de resolver después.
Inspecciona el recorrido con tiempo suficiente para corregir puntos conflictivos. Delimita por separado la salida y la llegada, y coloca vallas, conos, cinta de marcaje y señales visibles antes de abrir el circuito.
No dejes la seguridad para la última semana: confirma el seguro, los permisos y el personal de primeros auxilios antes de enviar la comunicación definitiva. Informa también a los vecinos si el recorrido afecta accesos o circulación.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de preparar las listas de salida. Después asigna dorsales, imprime las identificaciones y revisa que las placas numeradas y los grabados de las medallas coincidan con los resultados previstos.
Haz un inventario técnico al menos un día antes. Comprueba el kit de cronometraje, la impresora, el portátil o las tablets, el megáfono, los altavoces, las bombas y las bicicletas de repuesto; conseguir sustitutos el mismo día puede ser complicado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de BMX?: Empieza al menos 8 semanas antes para definir el formato, comprobar permisos y seguro, inspeccionar el recorrido y abrir las inscripciones. Reserva más margen si necesitas señalización personalizada, medallas grabadas o personal externo.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una carrera de BMX?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes de la competición para preparar las listas de salida, asignar dorsales y recoger las preferencias dietéticas. Así todavía tendrás tiempo para imprimir y corregir errores.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de BMX?: Como referencia inicial, calcula al menos 1 voluntario por cada puesto de control del recorrido, más 2 personas para inscripciones y 1 coordinador. Añade personal para salida, llegada y apoyo al público según el tamaño del circuito.
¿Qué material hay que revisar el día antes de una carrera de BMX?: Revisa el cronometraje, la impresora, los dispositivos de registro, el megáfono, los altavoces, los dorsales, las vallas, los conos y toda la señalización. También prueba las bombas, las herramientas y las bicicletas de repuesto, y confirma que salida y meta estén correctamente delimitadas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.