Checklist pour organiser une course de BMX

Une course de BMX se prépare comme une suite de décisions concrètes : format, catégories, règlement, parcours et sécurité doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les bénévoles, les jurés, les secours et le matériel de chronométrage. Cette checklist rassemble les 77 tâches et 67 équipements du plan, dans l’ordre où ils doivent être traités. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les riverains, les besoins alimentaires ou l’impression des dossards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Définir les catégories de course
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Inspecter le parcours
3 personnes
Définir les zones de départ et d’arrivée
3 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Confirmer le personnel de premiers secours
Informer les riverains
2 personnes
Préparer les listes de départ
2 personnes
Attribuer les dossards
2 personnes
Commander les prix
Vérifier les gravures des médailles
Envoyer le plan de communication
Commander le balisage du parcours
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Imprimer les dossards
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Créer le document de briefing
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Dégager le parcours
4 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Monter la grille de départ
3 personnes
Installer la ligne d'arrivée
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Guider les coureurs vers la zone de départ
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Gérer les portiques de départ
2 personnes
Annoncer les tours
Enregistrer les temps au tour
3 personnes
Traiter les résultats d’arrivée
2 personnes
Surveiller le parcours
6 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Annoncer le tour final
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
5 personnes
Retirer le balisage du parcours
5 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Traiter les objets trouvés
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Tabourets de barqté 12
Éléments de podiumqté 4

Matériel de sport

Portillon de départ
Blocs de départqté 8
Dossardsqté 120
Numéros de tableqté 120
Rubans de départqté 10
Ruban d'arrivée
Barrières de sécuritéqté 40
Barrières de fouleqté 30
Cônesqté 60
Ruban de marquageqté 12
Panneaux de parcoursqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Spray à la craieqté 8
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits d'outilsqté 3
Râteliers à vélosqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Kit de chronométrage
Mégaphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Sacs isothermesqté 4
Gants en nitrileqté 4
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Carafesqté 8

Décoration

Drapeaux BMXqté 12
Bannières de départqté 2
Fond de scène
Affiches du matchqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format, les catégories et le règlement avant de publier le formulaire d’inscription. Les participants doivent connaître les règles, les horaires et les conditions de participation dès le départ.
Inspectez le parcours plusieurs semaines avant la course, puis refaites un contrôle juste avant l’ouverture. Vérifiez notamment les zones de départ et d’arrivée, les cônes, le ruban de marquage, les panneaux et les barrières.
Ne laissez pas les bénévoles et les secours pour la dernière semaine. Confirmez les jurés, le personnel de premiers secours et les responsables des postes dès que le nombre de participants devient prévisible.
Préparez les listes de départ, les numéros de course et les dossards après la clôture des inscriptions. Imprimez quelques dossards supplémentaires et vérifiez les gravures des médailles avant le jour de l’épreuve.
Testez le chronométrage, l’ordinateur, l’imprimante, le microphone et les haut-parleurs au moins la veille. Comptez aussi les vélos de réserve, les pompes et les kits d’outils : une panne non anticipée retarde rapidement plusieurs manches.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de BMX ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de vérifier les autorisations et l’assurance, réserver les équipements, recruter les bénévoles et laisser au moins 3 semaines aux participants pour s’inscrire.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de BMX ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la course. Fermez-les 7 à 10 jours avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires, préparer les listes de départ et attribuer les dossards.
Quel matériel faut-il prévoir pour une course de BMX ?: Prévoyez au minimum un dispositif de départ, des blocs de départ, des dossards, du balisage, des barrières, un kit de chronométrage et un système de sonorisation. Ajoutez des vélos de réserve, des pompes et des kits d’outils pour les incidents mécaniques.
Quand installer et vérifier le parcours BMX ?: Installez le balisage, les panneaux et les barrières la veille ou plusieurs heures avant le début, selon les règles du site. Faites une inspection complète le jour même, avant l’arrivée des participants, avec les responsables de la sécurité et du chronométrage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.