Bluesconcert organiseren: checklist en planning

Een bluesconcert organiseren vraagt om meer dan een artiest en een podium. Je regelt tegelijk de locatie, contracten, vergunningen, techniek, publieksbegeleiding en catering. Vooral geluidswensen, artiestenroutes en de bezetting van bar, beveiliging en EHBO worden vaak te laat vastgelegd. Gebruik deze checklist om het concert stap voor stap op te bouwen: eerst de basis en boekingen, daarna productie en promotie, en in de laatste weken de publieksinformatie en voorraad.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Artiesten boeken
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Programma vastleggen
2 personen
Artiestencontracten bevestigen
Technische wensen verzamelen
Geluidsinstallatie reserveren
Catering reserveren
Beveiliging reserveren
EHBO-bezetting regelen
Promotietekst schrijven
Promotiebeeld maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Technisch draaiboek maken
2 personen
Bardienst inplannen
2 personen
Publieksinformatie versturen
Artiestenroute delen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
Registratielijsten afdrukken
Naambadges voorbereiden
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Publieksruimte inrichten
4 personen
Bar opbouwen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Toiletten controleren
Catering voorbereiden
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenmaaltijd klaarzetten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kassa installeren
2 personen
Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Eerste band aankondigen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Pauzecatering verzorgen
3 personen
Artiestenwissel begeleiden
3 personen
Tweede optreden begeleiden
3 personen
Derde band aankondigen
Derde optreden begeleiden
3 personen
Hoofdact aankondigen
Hoofdact begeleiden
3 personen
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Garderobe uitgifte afronden
2 personen
Bar afsluiten
3 personen

Nazorg

Apparatuur veilig uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Podium afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatiesleutels inleveren
Artiesten uitbetalen
Facturen verzamelen
Bezoekersvragen beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Statafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 16
Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Biertafelsaantal 4

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
DI-boxenaantal 4
Microfoonstatievenaantal 8
Gitaarversterkersaantal 4
Basversterkeraantal 2
Drumstel
Podiumkabelsaantal 30
XLR-kabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 16

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Keuken

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Podiumachterdoek
Tafelkledenaantal 14
Menukaartenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6
Polsbandjesaantal 180
Naambadgesaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handsprayflaconsaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen direct met de artiesten vast. Noteer per act de microfoons, DI-boxen, versterkers, monitoraansluitingen en eventuele backline, zodat de geluidsinstallatie niet op aannames wordt gereserveerd.
Plan de opbouw niet pas op de concertdag. Neem in het technisch draaiboek tijd op voor podiumdelen, PA-speakers, mengtafel, kabels, podiumlampen en een volledige soundcheck vóór de deuren opengaan.
Controleer vergunningen, verzekering en veiligheidsbezetting ruim vóór de promotie start. Beveiliging en EHBO moeten passen bij de verwachte publieksomvang; last-minute invulling maakt het draaiboek kwetsbaar.
Stuur publieksinformatie enkele dagen vooraf. Vermeld route, aanvang, eventuele garderobe, dieetmogelijkheden en contactgegevens, en verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één actuele lijst.
Tel drank- en serveermateriaal samen met de bardienst na. Controleer niet alleen herbruikbare drinkglazen en wijnglazen, maar ook statafels, barkrukken, garderoberekken, kledinghangers en voldoende verlengkabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bluesconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met locatie, artiesten, vergunningen en verzekering. Reserveer techniek, catering, beveiliging en EHBO zodra de datum en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn.
Wanneer moet ik de technische wensen van bluesartiesten verzamelen?: Vraag de technische wensen direct na het boeken op en verwerk ze uiterlijk 4 weken voor het concert in het technisch draaiboek. Controleer daarna nog één keer de bezetting van microfoons, versterkers, monitoren en kabels.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen en publieksinformatie voor een bluesconcert?: Start de promotie zodra programma en locatie definitief zijn. Verstuur praktische publieksinformatie 3 tot 7 dagen voor het concert, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn bijgewerkt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de soundcheck?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor opbouw en soundcheck bij één of enkele acts. Reserveer extra tijd wanneer meerdere gitaristen, een drumstel, basversterker, subwoofers of wisselende podiumopstellingen worden gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.