Checklist pour organiser un concert de blues

Un concert de blues se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, les artistes et les autorisations, puis la technique, l’accueil et la communication. Ce plan rassemble 83 tâches et 54 fournitures pour suivre chaque étape sans oublier les contrats, l’assurance ou les besoins des musiciens. Tu y trouveras aussi les points souvent réglés trop tard, comme le plan technique, le service au bar et l’itinéraire des artistes. Utilise la checklist comme fil conducteur jusqu’au dernier contrôle avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver des artistes
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir le programme
2 personnes
Confirmer les contrats des artistes
Recueillir les besoins techniques
Réserver la sono
Réserver le catering
Réserver la sécurité
Organiser le personnel de premiers secours
Rédiger le texte promotionnel
Créer l’image promotionnelle
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Établir le plan technique
2 personnes
Planifier le service au bar
2 personnes
Envoyer les informations au public
Partager l’itinéraire des artistes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
Imprimer les listes d’inscription
Préparer les badges nominatifs
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Aménager l’espace public
4 personnes
Monter le bar
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Préparer le repas des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Annoncer le premier groupe
Encadrer la première prestation
3 personnes
Assurer le catering de la pause
3 personnes
Encadrer la relève des artistes
3 personnes
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Annoncer le troisième groupe
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
Annoncer la tête d'affiche
Animer la tête d'affiche
3 personnes
Accompagner l’au revoir et la sortie
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

Éteindre l'équipement en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Restituer les clés du lieu
Payer les artistes
Rassembler les factures
Répondre aux questions des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Tables hautesqté 12
Tabourets de barqté 16
Chaisesqté 80
Tablesqté 10
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Tables de bièreqté 4

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Boîtiers DIqté 4
Pieds de microqté 8
Amplis de guitareqté 4
Amplificateur de bassesqté 2
Kit de batterie
Câbles de scèneqté 30
Câbles XLRqté 20
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Passe-câblesqté 16

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180

Cuisine

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Fond de scène
Nappesqté 14
Cartes de menuqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Braceletsqté 180
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Sets de balaiqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Flacons de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par réserver le lieu et les artistes, puis demande les autorisations et vérifie l’assurance avant d’annoncer la date. Ces démarches peuvent prendre plusieurs semaines.
Demande les besoins techniques de chaque groupe avant de réserver la sonorisation. Pour un concert de blues, vérifie notamment les amplis de guitare et de basse, la batterie, les microphones, les retours et les boîtiers DI.
Prépare le plan technique au moins 7 jours avant le concert et transmets l’itinéraire aux artistes. Cela laisse le temps de corriger un problème de branchement, de chargement ou d’accès au lieu.
Dimensionne le bar et le catering à partir des inscriptions, des bénévoles et des besoins alimentaires recueillis. Prévois aussi les verres réutilisables, les verres à vin et les tasses à café avant le jour du montage.
Ne garde pas la communication pour la dernière semaine : rédige le texte, crée le visuel, publie le concert en ligne et distribue les affiches dès que le programme est confirmé. Envoie ensuite les informations pratiques au public quelques jours avant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de blues ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un concert de blues avec artistes, autorisations, assurance et prestataires techniques. Commence plus tôt si le lieu ou les groupes sont très demandés.
Quand réserver la sonorisation pour un concert de blues ?: Réserve la sonorisation environ 6 semaines avant le concert, après avoir recueilli les besoins techniques des artistes. Le plan technique final doit être partagé au plus tard 7 jours avant le montage.
Que faut-il prévoir pour la scène d’un concert de blues ?: Prévois une sonorisation avec table de mixage, haut-parleurs, retours, microphones, câbles et boîtiers DI, ainsi que les amplis et la batterie demandés par les artistes. Ajoute l’éclairage de scène, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles.
Quand envoyer les informations pratiques au public ?: Envoie-les 3 à 5 jours avant le concert, une fois l’itinéraire, les horaires et les modalités d’accueil confirmés. Si un changement intervient, renvoie une mise à jour le jour même.

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