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Blueskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Blueskonzert müssen Location, Künstler und Technik früh zusammenpassen. Kläre zuerst Termin, Raum, Genehmigungen und Verträge, bevor du Werbung veröffentlichst. Danach folgen Ton- und Lichtplanung, Catering, Sicherheit, Helfer und der genaue Ablauf für den Veranstaltungstag. Plane außerdem Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche, Künstlerroute und Materialkontrolle ein – diese Punkte werden oft erst in der letzten Woche bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Künstlerverträge bestätigen

  • Technische Anforderungen sammeln

  • Tonanlage reservieren

  • Catering reservieren

  • Sicherheit buchen

  • Erste-Hilfe-Besetzung organisieren

  • Werbetext schreiben

  • Werbebild erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Konzert online veröffentlichen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Technischen Ablaufplan erstellen

    2 Personen

  • Bar-Schichten einplanen

    2 Personen

  • Publikumsinformationen versenden

  • Künstlerroute teilen

  • Materialbestand überprüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste abschließen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Verderbliche Vorräte kühlen

    2 Personen

  • Anmeldelisten ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Künstlerempfang vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Publikumsbereich einrichten

    4 Personen

  • Bar aufbauen

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlervesper vorbereiten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kasse installieren

    2 Personen

  • Eingangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsbereich sauber halten

    2 Personen

  • Erste Band ankündigen

  • Ersten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Pausenverpflegung organisieren

    3 Personen

  • Künstlerwechsel betreuen

    3 Personen

  • Zweiten Auftritt betreuen

    3 Personen

  • Dritte Band ankündigen

  • Dritten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Hauptact ankündigen

  • Headliner betreuen

    3 Personen

  • Verabschiedung und Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Garderobeausgabe abschließen

    2 Personen

  • Bar schließen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Ausrüstung sicher abschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Tonausrüstung einpacken

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Locationschlüssel abgeben

  • Künstler auszahlen

  • Rechnungen sammeln

  • Besucherfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 12
  • StehtischeAnz. 12
  • BarhockerAnz. 16
  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 10
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 180
  • BiertischeAnz. 4

Ausstattung

  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • BühnemonitoreAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 8
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 8
  • GitarrenverstärkerAnz. 4
  • BassverstärkerAnz. 2
  • Schlagzeug
  • BühnkabelAnz. 30
  • XLR-KabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 16

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • GetränkespenderAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ZangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24

Dekoration

  • Bühnenhintergrund
  • TischdeckenAnz. 14
  • SpeisekartenAnz. 8
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6
  • ArmbänderAnz. 180
  • NamensschilderAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • WischsetsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 4
  • HandsprayflaschenAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location und die Künstler möglichst mehrere Monate vor dem Konzert. Bestätige anschließend Verträge, technische Anforderungen und die Künstlerroute schriftlich.
  • Sammle die Bühnenanforderungen früh: Für ein Blueskonzert müssen unter anderem PA, Mischpult, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen sowie Gitarren- und Bassverstärker zusammenpassen.
  • Erstelle spätestens 14 Tage vorher einen technischen Ablaufplan mit Aufbau, Soundcheck, Einlass, Auftritt und Abbau. Teile ihn an Künstler, Technikteam und Helfer aus.
  • Plane Bar- und Sicherheitsdienste nicht nur für den Einlass. Lege Schichten für den gesamten Abend fest und organisiere zusätzlich eine Erste-Hilfe-Besetzung.
  • Schließe die Einkaufsliste und den Materialbestand mindestens 3 Tage vorher ab. Prüfe dabei auch Kabel, Kabelmatten, Lichtstative, Gläser, Tassen, Garderobenständer und Kleiderbügel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Blueskonzert planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Location, Künstlern und Genehmigungen. Technik, Catering und Sicherheit sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin angefragt sein.
Wann muss die Tontechnik für ein Blueskonzert feststehen?
Sammle die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 6 Wochen vorher und reserviere die Tonanlage danach. Der endgültige technische Ablaufplan sollte 14 Tage vor dem Konzert fertig sein.
Wie viele Helfer braucht ein Blueskonzert?
Plane mindestens eine Person für Einlass und Anmeldungen, eine für die Bar, eine für Künstlerbetreuung und eine verantwortliche Person für Technik oder Ablauf ein. Bei mehreren hundert Gästen solltest du die Bar- und Einlassschichten mit jeweils 2 Personen besetzen.
Wann sollte man Werbung für ein Blueskonzert starten?
Veröffentliche das Konzert online etwa 6 bis 8 Wochen vorher und verschicke Einladungen frühzeitig. Poster und weitere Hinweise sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verteilt sein.

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