Checklist voor een goed georganiseerde blaasmuziekwedstrijd

Een blaasmuziekwedstrijd vraagt om meer dan een zaal, podium en jury. Je moet verenigingen op tijd inschrijven, muziekprogramma’s verzamelen en de technische uitvoering testen voordat de eerste groep speelt. Ook parkeren, kleedkamers, jurytafels, vrijwilligers en catering lopen snel door elkaar. Met deze checklist werk je stap voor stap van wedstrijddatum en reglement naar een duidelijk draaiboek voor de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum bevestigen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden benaderen
Juryleden bevestigen
Deelnemende verenigingen uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Muziekprogramma verzamelen
2 personen
Deelnemersaantallen controleren
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Jurytafels reserveren
Podium reserveren
Geluidsinstallatie reserveren
Prijzen en oorkondes bestellen
Promotietekst maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Programma online publiceren
Parkeerinformatie versturen
Draaiboek afdrukken
Bewegwijzering maken
2 personen
Wedstrijdformulieren afdrukken
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen ophalen
Sleutels en toegang regelen
Instrumentenstalling bepalen
2 personen
EHBO-materialen controleren
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Jurytafels plaatsen
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Deelnemersruimte inrichten
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Jurybenodigdheden klaarleggen
2 personen
Oorkondes klaarleggen
Techniek testen
3 personen
Podiumlicht testen
2 personen
Sanitair controleren
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Briefing podiumteam geven
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Inmarschema bewaken
2 personen
Optredens aankondigen
Instrumenten op podium begeleiden
3 personen
Muzieklessenaars klaarzetten
2 personen
Microfoons bedienen
2 personen
Juryformulieren uitdelen
Juryformulieren innemen
Jury begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sanitair tussentijds controleren
Fotomoment begeleiden
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Podium en stoelen afbreken
5 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Podium retourneren
2 personen
Sleutels terugbrengen
Verloren voorwerpen verzamelen
Wedstrijdstukken archiveren
Uitslag publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Jurytafelsaantal 3
Publiekstafelsaantal 12
Stoelenaantal 330
Klapstoelen juryaantal 6
Ontvangstbalie
Kleedkamerrekkenaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 80
Jurybureaustoelenaantal 3

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Podiumverlichtingaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Laptop
Printer
Portofoonsaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Handmicrofoon

Servies

Glazenaantal 350
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 50
Bordenaantal 350
Gebaksvorkjesaantal 350
Opscheptangenaantal 8
Koffielepelsaantal 100

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenkbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Koelplatenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdspandoek
Vlaggenaantal 8
Tafelkledenaantal 15
Bloemstukkenaantal 4
Naamkaartjesaantal 30
Bannersaantal 4

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijddatum, zaalindeling en het reglement minimaal 12 weken vooraf vast. Zo hebben verenigingen tijd om in te schrijven en kun je juryleden en podium reserveren.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 6 weken voor de wedstrijd. Controleer daarna per vereniging het aantal deelnemers, het muziekprogramma en dieetwensen voordat je het dagprogramma publiceert.
Plan een technische test met geluidsinstallatie, mengpaneel, microfoons en podiumverlichting uiterlijk 1 week vooraf. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten, zodat kabels op de wedstrijddag geen obstakel vormen.
Deel vrijwilligers in per taak en tijdsblok: ontvangst, kleedkamers, podium, jury en catering. Stuur parkeerinformatie en het programma uiterlijk 3 dagen vooraf naar deelnemers en verenigingen.
Maak het draaiboek, de wedstrijdformulieren, naamkaartjes en bewegwijzering uiterlijk 2 dagen vooraf klaar. Print reserve-exemplaren en leg een laptop, printer en portofoons bij de ontvangstbalie klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een blaasmuziekwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 12 weken voor de wedstrijddatum. In die periode leg je de locatie en jury vast, verstuur je uitnodigingen en open je de inschrijving. Reserveer podium, geluidsinstallatie en jurytafels zodra de datum bevestigd is.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een blaasmuziekwedstrijd?: Laat de inschrijving bij voorkeur 6 weken voor de wedstrijd sluiten. Daarna controleer je deelnemersaantallen, dieetwensen en muziekprogramma’s en maak je een realistische planning per vereniging.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een blaasmuziekwedstrijd?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor de kleedkamers, 1 voor het podium en 1 voor de jurycoördinatie. Bij meerdere zalen of een groot deelnemersveld heb je per extra publieks- of backstagezone minstens 1 extra persoon nodig.
Wanneer moet het programma van een blaasmuziekwedstrijd online staan?: Publiceer het programma uiterlijk 1 week voor de wedstrijd, nadat alle muziekprogramma’s en speeltijden zijn gecontroleerd. Stuur parkeerinformatie en eventuele laatste praktische instructies daarna nogmaals uiterlijk 3 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.