Organiser un concours de musique à vent sans rien oublier

Un concours de musique à vent demande une coordination précise entre les associations, le jury, la scène et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis verrouillez le règlement, les inscriptions et les besoins techniques. Les dernières semaines servent surtout à finaliser le programme musical, les bénévoles, les repas et la signalétique. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs jusqu’au déroulement du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du match
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Contacter les membres du jury
Confirmer les jurés
Inviter les associations participantes
2 personnes
Envoyer le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Rassembler le programme musical
2 personnes
Vérifier le nombre de participants
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver les tables du jury
Réserver la scène
Réserver la sono
Commander les prix et les diplômes
Créer le texte promotionnel
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le programme en ligne
Envoyer les infos de parking
Imprimer le déroulé
Créer la signalisation
2 personnes
Imprimer les formulaires de compétition
Créer des badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix
Organiser les clés et l’accès
Déterminer l'emplacement de stockage des instruments
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Aménager l’espace des participants
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le matériel du jury
2 personnes
Préparer les certificats
Tester la technique
3 personnes
Tester l’éclairage de scène
2 personnes
Vérifier les sanitaires
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Donner le briefing à l’équipe de scène
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Surveiller le planning d'arrivée
2 personnes
Annoncer les spectacles
Accompagner les instruments sur scène
3 personnes
Installer les pupitres
2 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Distribuer les formulaires du jury
Récupérer les formulaires du jury
Accompagner le jury
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les sanitaires entre-temps
Animer le moment photo
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Démonter la scène et les chaises
5 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel audio
2 personnes
Retourner la scène
2 personnes
Rapporter les clés
Rassembler les objets perdus
Archiver les documents du concours
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Tables du juryqté 3
Tables pour le publicqté 12
Chaisesqté 330
Chaises pliantes pour le juryqté 6
Accueil
Portants de logeqté 4
Pupitres de musiqueqté 80
Chaises du juryqté 3

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Éclairage de scèneqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable
Imprimante
Talkies-walkiesqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Microphone à main

Vaisselle

Verresqté 350
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 50
Assiettesqté 350
Fourchettes à gâteauqté 350
Pince de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 100

Cuisine

Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plaques de refroidissementqté 6

Décoration

Bannière du concours
Drapeauxqté 8
Nappesqté 15
Compositions floralesqté 4
Badges nominatifsqté 30
Bannièresqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement avant d’envoyer le formulaire d’inscription : précisez les catégories, la durée des prestations, les critères de notation et la date limite de réponse.
Confirmez les jurés au moins 4 à 6 semaines avant le concours. Réservez-leur une table, des chaises et les formulaires nécessaires pour noter chaque prestation.
Demandez le nombre exact de musiciens et les besoins alimentaires dès l’inscription. Cela vous permet d’ajuster les repas, les places assises, les pupitres et les espaces de coulisses.
Planifiez la sonorisation et l’éclairage avec un essai complet avant l’ouverture des portes. Vérifiez les microphones, haut-parleurs, rallonges, multiprises et passe-câbles le même jour.
Préparez le déroulé imprimé, les badges et la signalétique au plus tard la veille. Ajoutez les informations de parking et désignez un bénévole référent pour l’accueil et un autre pour les changements de scène.

Questions fréquentes

Quand lancer les inscriptions pour un concours de musique à vent ?: Envoyez le formulaire d’inscription environ 8 à 12 semaines avant le concours. Fixez une date limite 4 semaines avant l’événement afin de traiter les réponses et de construire le programme musical.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser un concours de musique à vent ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 pour la scène et les changements de plateau, 1 pour le jury et 1 pour la logistique, soit 4 personnes pour une petite édition. Ajoutez 1 bénévole par tranche d’environ 50 participants ou spectateurs supplémentaires.
Quand réserver la scène et la sonorisation ?: Réservez la scène et le matériel de sonorisation dès que le lieu est confirmé, idéalement 8 semaines avant la date. Organisez un test technique complet entre 1 et 3 jours avant le concours.
Que faut-il préparer la veille d’un concours de musique à vent ?: Imprimez le déroulé, les formulaires de compétition, les badges et les panneaux de signalisation la veille. Vérifiez aussi les tables du jury, les chaises, les pupitres, les boissons et l’accès au parking avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.