Checklist para organizar un concurso de música de viento

Un concurso de música de viento necesita una coordinación precisa entre asociaciones participantes, jurado, escenario y equipo técnico. Esta checklist reúne las tareas y materiales para avanzar en orden, desde confirmar la fecha y redactar el reglamento hasta preparar la recepción y los formularios de competición. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: preferencias dietéticas, aparcamiento, señalización, atriles, cables y tarjetas identificativas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha de la competición
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Confirmar al jurado
Invitar a las asociaciones participantes
2 personas
Enviar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recopilar el programa musical
2 personas
Comprobar el número de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Reservar las mesas del jurado
Reservar el escenario
Reservar el equipo de sonido
Encargar premios y certificados
Crear texto promocional
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el programa en línea
Enviar la información de aparcamiento
Imprimir el plan de trabajo
Crear la señalización
2 personas
Imprimir los formularios de competición
Hacer tarjetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Recoger los premios
Gestionar llaves y acceso
Determinar el almacenamiento de instrumentos
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Montar el escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Colocar las mesas del jurado
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar el espacio de participantes
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar los materiales del jurado
2 personas
Dejar listos los certificados
Probar la técnica
3 personas
Probar la iluminación del escenario
2 personas
Comprobar el sanitario
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar briefing al equipo de escenario
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Recibir al público
3 personas
Supervisar el horario de entrada
2 personas
Anunciar las actuaciones
Acompañar los instrumentos en el escenario
3 personas
Preparar los atriles para partituras
2 personas
Operar los micrófonos
2 personas
Repartir formularios del jurado
Recoger los formularios del jurado
Acompañar al jurado
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los aseos durante el evento
Coordinar el momento de fotos
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
3 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Desmontar el escenario y las sillas
5 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver el equipo de sonido
2 personas
Devolver el escenario
2 personas
Devolver las llaves
Recoger objetos perdidos
Archivar documentos de competición
Publicar los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Mesas del juradocant. 3
Mesas para el públicocant. 12
Sillascant. 330
Sillas plegables para el juradocant. 6
Mostrador de recepción
Percheros para camerinoscant. 4
Atriles de músicacant. 80
Sillas de escritorio para el juradocant. 3

Equipo

Equipo de sonido
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Iluminación del escenariocant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil
Impresora
Walkie-talkiescant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Micrófono de mano

Vajilla

Vasoscant. 350
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 50
Platoscant. 350
Tenedores de postrecant. 350
Pinzas para servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 100

Cocina

Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de servircant. 12
Placas refrigerantescant. 6

Decoración

Banner de competición
Banderascant. 8
Mantelescant. 15
Arreglos floralescant. 4
Tarjetas de nombrecant. 30
Bannerscant. 4

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 4
Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, la sala y el reglamento: el jurado y las asociaciones necesitan esa información antes de confirmar su participación y preparar el programa musical.
Pide las inscripciones con una fecha límite clara y comprueba después el número de participantes. Así puedes ajustar el orden de actuación, las mesas del jurado, las sillas y la distribución del público.
Reserva el escenario, el sonido y la iluminación con antelación. Haz una prueba técnica antes de abrir las puertas y revisa especialmente micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cables y regletas.
Asigna voluntarios a funciones concretas, como recepción, camerinos, escenario y apoyo al jurado. Entrégales el plan de trabajo impreso y utiliza walkie-talkies si deben coordinarse desde zonas distintas.
Publica el programa y envía la información de aparcamiento antes del concurso. Prepara también la señalización, los formularios, las tarjetas con nombres, los premios y los certificados para no imprimir ni montar todo el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de música de viento?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva pronto la sala, el escenario, el sonido y la iluminación; después fija los plazos de inscripción, confirma el jurado y encarga premios y certificados.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de un concurso de música de viento?: Cierra la inscripción al menos 3 semanas antes del concurso. Necesitas tiempo para comprobar participantes, recopilar el programa musical, ordenar las actuaciones y organizar mesas, sillas y voluntarios.
¿Qué hay que preparar para el jurado?: Prepara una mesa por grupo o una distribución acordada con el jurado, sillas cómodas, formularios de competición, bolígrafos y tarjetas identificativas. Deja la documentación lista como mínimo 2 días antes y confirma de nuevo la composición del jurado.
¿Cuándo se prueba el equipo de sonido?: Haz una prueba completa entre 2 y 4 horas antes de la llegada del público. Comprueba micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, iluminación, cables y regletas, y deja accesibles los alargadores y las alfombrillas para cables.

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