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Blasmusikwettbewerb organisieren: Checkliste für die Planung

Ein Blasmusikwettbewerb braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin, Raumaufteilung, Reglement und Jury bilden die Grundlage. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Musikprogramm und die Einteilung der Freiwilligen. Plane Technik, Bühne, Jurytische und Beschilderung nicht erst in der letzten Woche. Diese Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zu den Unterlagen für den Wettbewerbstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Spieltermin bestätigen

  • Ort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Wettkampfreglement erstellen

    2 Personen

  • Jurymitglieder ansprechen

  • Jurymitglieder bestätigen

  • Teilnehmende Vereine einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerzahlen prüfen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Jurytische reservieren

  • Bühne reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Preise und Urkunden bestellen

  • Werbetext erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Programm online veröffentlichen

  • Parkinformationen versenden

  • Drehbuch ausdrucken

  • Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Spielformulare ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Preise abholen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Instrumentenlager festlegen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Materialien prüfen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Jurytische aufstellen

    2 Personen

  • Publikumssitze aufstellen

    4 Personen

  • Teilnehmerbereich einrichten

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Jurybedarf bereitlegen

    2 Personen

  • Urkunden bereitlegen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Bühnenlicht testen

    2 Personen

  • Sanitäranlagen prüfen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    2 Personen

  • Briefing für das Bühnenteam geben

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Einfahrtschema überwachen

    2 Personen

  • Auftritte ankündigen

  • Instrumente auf die Bühne begleiten

    3 Personen

  • Notenständer bereitstellen

    2 Personen

  • Mikrofone bedienen

    2 Personen

  • Juryformulare austeilen

  • Juryformulare einsammeln

  • Jury begleiten

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Sanitäranlagen zwischendurch kontrollieren

  • Fotomoment begleiten

  • Ergebnis prüfen

    2 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Bühne und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Soundanlage zurückgeben

    2 Personen

  • Bühne zurückgeben

    2 Personen

  • Schlüssel zurückbringen

  • Fundsachen sammeln

  • Wettkampfunterlagen archivieren

  • Ergebnisse veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • JurytischeAnz. 3
  • PublikumstischeAnz. 12
  • StühleAnz. 330
  • Klappstühle JuryAnz. 6
  • Empfangstresen
  • UmkleideracksAnz. 4
  • NotenpulteAnz. 80
  • JurystühleAnz. 3

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • BühnenbeleuchtungAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 10
  • Laptop
  • Drucker
  • FunkgeräteAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • Handmikrofon

Geschirr

  • GläserAnz. 350
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 50
  • TellerAnz. 350
  • GebäckgabelnAnz. 350
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeelöffelAnz. 100

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierplattenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 12
  • KühlplattenAnz. 6

Dekoration

  • Wettkampfbanner
  • FahnenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 15
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 30
  • BannerAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Termin und Veranstaltungsort zuerst und lege die Raumaufteilung fest. Für Bühne, Jurytische, Publikum, Empfang und Umkleiden brauchst du getrennte Bereiche, damit sich Vereine und Jury nicht gegenseitig behindern.
  • Schicke Reglement und Anmeldeformular frühzeitig an die teilnehmenden Vereine. Prüfe die Anmeldungen laufend und erfasse Teilnehmerzahlen sowie Ernährungswünsche, statt diese Angaben kurz vor dem Wettbewerb nachzufordern.
  • Sprich Jurymitglieder zunächst unverbindlich an und hole danach eine klare Bestätigung ein. Reserviere anschließend Jurytische, Jurystühle und Klappstühle, damit die Bewertung am Veranstaltungstag ohne improvisierte Sitzplätze funktioniert.
  • Bestelle Preise und Urkunden nicht erst nach Abschluss der Anmeldungen. Drucke außerdem Spielformulare, Drehbuch, Namensschilder und Beschilderung rechtzeitig aus und halte einen Drucker für kurzfristige Korrekturen bereit.
  • Teste Beschallungsanlage, Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher und Bühnenbeleuchtung vor dem Einlass. Plane Verlängerungskabel, Kabelmatten und Funkgeräte ein; gerade Kabelwege und die Kommunikation hinter der Bühne werden häufig zu spät bedacht.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Blasmusikwettbewerb organisieren?
Beginne mindestens sechs Monate vor dem Termin mit Ort, Reglement und Jury. Einladungen und Anmeldungen sollten mehrere Wochen vor dem Wettbewerb abgeschlossen sein, damit Musikprogramm, Teilnehmerzahlen und Verpflegung planbar werden.
Was braucht die Jury bei einem Blasmusikwettbewerb?
Plane Jurytische, Jurystühle oder Klappstühle, Spielformulare und ausreichend Licht ein. Die Sitzplätze sollten so stehen, dass die Jury freie Sicht auf die Bühne hat und Notizen ohne Störungen machen kann.
Wann sollte man die Technik für einen Blasmusikwettbewerb reservieren?
Reserviere Bühne, Tonanlage und Bühnenbeleuchtung spätestens mehrere Wochen vor dem Termin. Führe vor dem Einlass einen vollständigen Test mit Mikrofonen, Mischpult, Lautsprechern und Kabelwegen durch.
Wie viele Helfer braucht ein Blasmusikwettbewerb?
Die benötigte Zahl hängt von Vereinen, Spielstationen und Publikumsgröße ab. Teile die Freiwilligen mindestens zwei bis drei Wochen vorher festen Aufgaben zu, etwa Empfang, Bühnenwechsel, Jurybetreuung, Technik und Beschilderung.

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