Checklist voor een blaasmuziekfestival organiseren
Een blaasmuziekfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen verenigingen uitnodigen. Je legt eerst datum, programma en optreedtijden vast en regelt daarna vergunningen, locatie, techniek, catering en vrijwilligers. Vooral dieetwensen, verkeersinformatie, stroomvoorziening en een duidelijke instrumenten- en microfooncontrole worden snel te laat opgepakt. Met deze checklist werk je van de eerste bevestigingen naar de opbouw, ontvangst, optredens en afronding. De 94 taken en 63 spullen geven je team één overzicht voor de volledige voorbereiding.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Muziekverenigingen uitnodigen
2 personen
Optredende verenigingen bevestigen
2 personen
Optredens inplannen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens deelnemers verzamelen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Locatie-indeling maken
2 personen
Optreedtijden delen
Verkeersinformatie delen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Drank koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Instrumentenlijst controleren
2 personen
Muziekstands klaarzetten
2 personen
Programmafolders printen
Routebordjes maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Kassawisselgeld regelen
Betaalterminal testen
EHBO-middelen controleren
Weersverwachting controleren
Tentlocaties markeren
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tenten opbouwen
5 personen
Podiumvlak gereedmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Kassabalie inrichten
2 personen
Buffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
Programma ophangen
Geluid controleren
2 personen
Podiumverlichting controleren
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Optredens aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Muziekstands wisselen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Optredens timen
Catering bedienen
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Terrein rondes lopen
2 personen
EHBO aanspreekpunt bemannen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Foto's maken
Laatste optreden afsluiten
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Garderobe afsluiten
2 personen
Instrumenten verzamelen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels afnemen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tenten afbreken
5 personen
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 180
- Biertafelsaantal 8
- Klaptafelsaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
- Krukkenaantal 12
- Podiumdelenaantal 12
- Podiummicrofoontafelsaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 220
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 220
- Besteksetsaantal 220
- Serveerplateausaantal 20
- Serveertangenaantal 12
- Koffielepelsaantal 80
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudkannenaantal 8
- Muziekstandaardsaantal 80
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Betaalterminalsaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Handlampenaantal 6
- Dollyaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 20
- Koelmattenaantal 12
- Flessenopenersaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Festivalvlaggenaantal 20
- Tafelkledenaantal 16
- Naambadgesaantal 100
- Programmafoldersaantal 250
- Routebordjesaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Papieren handdoekdispensersaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Afzetpionnenaantal 12
- Kabelbruggenaantal 6
- Brandblussersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig optredende muziekverenigingen uiterlijk 8 weken voor het festival en deel de definitieve optreedtijden daarna met alle deelnemers. Zo kunnen verenigingen hun aankomst, instrumenten en bezetting plannen.
- Maak uiterlijk 6 weken vooraf een locatie-indeling met podiumdelen, muziekstandaards, tafels, stoelen en looproutes. Controleer daarbij waar kabelgoten, verlengkabels en stekkerdozen veilig kunnen liggen.
- Verzamel dieetwensen en contactgegevens bij de aanmelding en sluit de cateringberekening 10 dagen voor het festival af. Reken per aanwezige op een aparte maaltijd- of broodjesportie en houd vegetarische opties afzonderlijk bij.
- Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur voor ontvangst, garderobe, catering, techniek en opruimen. Geef coördinatoren portofoons en deel minstens 1 week vooraf de verkeersinformatie en taakverdeling.
- Controleer de geluidsset en instrumentenlijst tijdens een technische proef, uiterlijk de dag vóór het festival. Test microfoons, microfoonstatieven, mengpaneel, luidsprekers en stroomaansluitingen voordat de eerste vereniging arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een blaasmuziekfestival organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma, uitnodigingen en vergunningen. Leg verenigingen en reserveringen bij voorkeur 8 weken vooraf vast, zodat je optredens en catering tijdig kunt afronden.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een blaasmuziekfestival?
- Plan minimaal 1 coördinator per hoofdtaak en werk met diensten van 2 tot 3 uur. Voor een festival met meerdere verenigingen zijn meestal aparte vrijwilligers nodig voor ontvangst, catering, techniek, verkeer en opruimen.
- Wanneer moet ik de catering voor een blaasmuziekfestival bestellen?
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak de definitieve hoeveelheden 10 dagen vooraf. Doe de boodschappen voor houdbare producten eerder en regel gekoelde drank en verse hapjes uiterlijk 1 dag voor het festival.
- Welke techniek moet ik vooraf testen voor een blaasmuziekfestival?
- Test minimaal 1 dag vooraf microfoons, microfoonstatieven, mengpaneel, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen. Controleer ook de muziekstandaards en bespreek per vereniging hoeveel opstel- en soundchecktijd nodig is.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!